Co to jest budżet zerowy?
Począwszy od "podstawy zerowej" (tzn. Bez żadnych sald ani przeniesionych kosztów), każdy okres w kalendarzu firmy jest w całości zapisany w budżecie w odniesieniu do potrzeb i kosztów w tym okresie. Niezależnie od tego, czy jest to miesiąc, kwartał czy rok, okres może być pomiarem czasu, który najlepiej odpowiada Twojej firmie.
Na początku nowego okresu, wymogi finansowe i uzasadnione wydatki są głównymi wkładami do budżetu firmy, niezależnie od tego, czy budżet był wyższy, czy niższy w poprzednim okresie. Po rozpoczęciu kolejnego okresu powracasz do podstawy zerowej i powtarzasz proces.
Jak to działa?
Tradycyjne budżetowanie lub budżetowanie oparte na kosztach obejmuje zarządzanie działaniami firmy w oparciu o budżet z poprzednich okresów. Na przykład, jeśli firma przewiduje wzrost produkcji o 5 procent dzięki wyładunkowi nowego klienta, po prostu dodaje 5 procent do budżetu z poprzedniego okresu.
Budżetowanie oparte na kosztach zakłada, że wszystkie poprzednie wydatki na produkcję i operacje są konieczne i posuwa się naprzód, utrzymując budżet na te funkcje bez dalszej analizy.
W budżetowaniu zerowym każdy wydatek musi być uzasadniony w każdym okresie, dlatego też wydatki powtarzalne są sprawdzane, a następnie zatwierdzane, korygowane lub przerywane na podstawie konieczności.
Nowe wydatki są analizowane z taką samą uwagą, jak w tradycyjnym budżetowaniu, ale zawsze przy założeniu, że koszty powinny być zoptymalizowane pod względem wydajności i wartości.
Na przykład, jeśli jesteś soloprenerem, który prowadzi firmę produkującą papierowe wyroby papierowe poza domem, możesz zdecydować się na wdrożenie zerowego budżetu w celu poprawy wydajności po podjęciu decyzji o zabraniu przedsiębiorstwa na międzynarodowy rynek i wysyłce za granicę. Jednym z obszarów, na które może to wpływać, są koszty drukowania. Po kompleksowym przeglądzie zorientowałeś się, że możesz zrekompensować dodatkowe opłaty za wysyłkę i skrócić czas realizacji zakupu, kupując dwie nowe drukarki i wykorzystując zakupy hurtowe atramentów drukarskich dzięki nowej współpracy z lokalnym dostawcą. W każdym okresie przejrzysz wszystkie wydatki lub wydatki, aby ustalić, czy koszty są uzasadnione w Twoim budżecie, zapewniając cenny zwrot z inwestycji .
Jak zacząć?
Kroki inicjowania metody budżetowania zerowego są proste:
- Określ swój cel. Czy chcesz zwiększyć przychody o 10 procent? Czy chcesz obniżyć koszty o 2 procent? Twój cel musi być mierzalny i osiągalny w wybranym przez ciebie czasie.
- Zastanów się, jak możesz osiągnąć ten cel. Co masz w swoim arsenale, które można wykorzystać do dostosowania kosztów, wydajności lub zasobów, aby osiągnąć swój cel?
- Przejrzyj opcje z kroku 2. Czy wdrożenie jednego zadania pomoże Ci osiągnąć cel? Czy potrzebujesz wdrożenia kilku kierunków działania? A jeśli tak, czy rozwijasz je pojedynczo w czasie lub wszystkie naraz?
- Określ priorytety dla nowych zadań i udokumentuj niezbędne koszty wdrożenia.
- Oceń wszystkie koszty i wydatki niezbędne w nadchodzącym okresie w każdym aspekcie działalności (lub departamencie, który planujesz dostosować, aby osiągnąć swój cel). Uwzględnij niezbędne koszty dla nowych zadań, które udokumentowałeś w kroku 4.
- Jeśli ocena spełnia twoje wymagania, a wszystkie wydatki są uzasadnione, zaangażuj się we wdrażanie i przestrzegaj budżetu.
- Pod koniec tego okresu sprawdź swoje pomiary i sprawdź, czy osiągnąłeś swój cel. Czy wdrożenie przebiegło sprawnie? Jeśli popełniono błędy, czy chcesz dostosować i przejść do następnego etapu procesu? Czy możesz całkowicie zrezygnować z zadania (zadań)?
- Zacznij od kroku 1 na początku nowego okresu.
Dlaczego może być dla ciebie odpowiedni?
Ze względu na szczegółową strukturę, budżetowanie oparte na zerach pozwala właścicielom firm na włączanie nowych strategii przez pewien okres czasu bez obawy o utratę stabilności. Proces ten, często uruchamiany na bieżąco, daje właścicielom firm możliwość głębszego zapoznania się z ich planami wdrożeniowymi i uniknięcia wzrostów budżetowych, które mogą nie wykazywać zwrotu z inwestycji przez długi czas.
Kolejnym plusem tej metody zarządzania przedsiębiorstwem jest to, że może skutecznie obniżyć koszty codziennych operacji. Zasoby są przydzielane tylko wtedy, gdy są potrzebne, zmniejszając ilość odpadów i redundancji, a także zwiększając komunikację między działami, które wymagają lepszej koordynacji, aby utrzymać budżet.
Dlaczego to może nie być dla ciebie odpowiednie?
To prawda, że metoda ta może prowadzić do obniżenia kosztów operacyjnych w przypadku dużych firm, ale często oznacza to, że działy, które nie generują przychodów, mogą zostać krótko zmienione lub niedofinansowane. Tam, gdzie niektóre obszary Twojego budżetu, takie jak produkcja czy sprzedaż, będą łatwo uzasadniać swoje wydatki, inne niezbędne funkcje, takie jak obsługa klienta czy badania i rozwój, mogą mieć trudniejszy czas uzasadniający wydatki przekraczające minimum.
Kolejną wadą budżetowania zerowego jest to, że może być czasochłonne w porównaniu do budżetowania opartego na kosztach lub budżetowania opartego na działaniach. Jest to szczególnie ważne w przypadku większych firm, ale odnosi się również do właścicieli małych firm. Przechodzenie przez każdą pozycję wiersza w każdym okresie uzasadniającym jej konieczność może być pracochłonne i nieefektywne wykorzystanie Twojego czasu.
Gdzie to może zabrać?
Niezależnie od wielkości firmy, budżetowanie oparte na zerach wymaga bliższego przyjrzenia się, co napędza wartość w twoim procesie. Chociaż jest to czasochłonne, jest to metoda, która w przypadku prawidłowego wykorzystania może prowadzić do większej równowagi i zrównoważonego wzrostu.
Ostatecznie każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na stosowanie zerowego budżetu na swoją działalność, z pewnością nauczy się znaczenia inwestowania czasu i zasobów, aby kierować wydajnością i wartością swojej firmy.