Tak czy inaczej, kiedy to nastąpi, musisz dokonać zmian w pierwotnej transakcji po jej zarejestrowaniu i możesz to łatwo zrobić w oprogramowaniu księgowym QuickBooks, wprowadzając wpis do dziennika.
Możesz tworzyć wpisy do dziennika w QuickBooks, aby dostosować lub skorygować transakcje i opublikować wpisy, których nie można wykonać na inne sposoby, takie jak korekty zysku lub straty.
Proces wpisywania dziennika jest dość prosty, ale można wprowadzić tylko zapis księgowy dla jednego klienta lub dostawcy naraz. Jeśli chcesz poprawić równowagę wielu klientów lub dostawców w ten sposób, musisz opublikować osobne wpisy. W tej chwili QuickBooks nie wydało opcji wprowadzania zbiorczego, chociaż QuickBooks 2017 wprowadza pewne opcje wprowadzania danych oszczędzające czas.
Co to jest wpis do dziennika?
Ogólny zapis księgowy to transakcja księgowa, która jest wprowadzana lub księgowana bezpośrednio w księdze głównej . Główna księga rachunkowa firmy jest główną grupą rachunków służących do rejestrowania transakcji bilansowych i rachunku zysków i strat.
Na przykład, możesz przypadkowo wprowadzić miesięczny rachunek za usługi komunalne o wartości 100 USD na rachunek kosztów ubezpieczenia swojej firmy. Możesz księgować wpis księgowy, aby zmniejszyć lub zasilić konto wydatków ubezpieczeniowych o 100 USD i zwiększyć lub obciążyć rachunek wydatków użyteczności o 100 USD, aby poprawić swój błąd.
Wszystkie twoje konta będą wtedy w odpowiedniej kolejności i nie będziesz musiał zmieniać kwoty należnej od twojego dostawcy, ponieważ ta część transakcji została poprawnie zarejestrowana.
Wpisy do dziennika na działania na koniec roku
Twój certyfikowany publiczny księgowy lub księgowy może chcieć opublikować zapisy w dzienniku, aby zakończyć działania na koniec roku, takie jak księgowanie korekt podatkowych w swoich książkach, rejestrowanie kosztów amortyzacji lub przeklasyfikowanie przychodów i kosztów.
Twój specjalista ds. Księgowości może udzielić ci szczegółowych informacji, jeśli chcesz zamieścić wpisy w dzienniku na koniec roku, wraz z wyjaśnieniami, dlaczego wpisy były niezbędne w twojej konkretnej sytuacji.
Jak tworzyć ogólne wpisy do dziennika w QuickBooks
Ogólne wpisy do dziennika można tworzyć w QuickBookach, postępując zgodnie z instrukcjami krok po kroku:
- Przejdź do Company > Make General Journal Entries z menu u góry ekranu.
- W razie potrzeby zmień pole Data w oknie Wprowadź ogólne wpisy do dziennika. QuickBooks domyślnie ustawi bieżącą datę, więc jeśli chcesz opublikować wpis na poprzedni miesiąc lub rok, pamiętaj, aby zmienić go tak, aby wpis został zapisany we właściwym czasie finansowym.
- Wprowadź numer pozycji księgowej w polu Nr wpisu. QuickBooks automatycznie numeruje kolejne wpisy do dziennika po kolei.
- Wprowadź numer konta księgi głównej w kolumnie Konto. Możesz także wybrać pierwsze konto z rozwijanego menu w kolumnie Konto.
- Wprowadź kwotę debetową lub kredytową dla wybranego konta w kolumnach debetu lub kredytu . Obciążenia i kredyty muszą być równe, aby pozycja była zrównoważona i umożliwić programowi QuickBooks opublikowanie wpisu.
- Wprowadź opisową notatkę w kolumnie Notatki. Będzie on wyświetlany w raportach zawierających ten wpis w dzienniku. Ten krok jest opcjonalny, ale jest zalecany, abyś pamiętał później, dlaczego wpis został wykonany.
- Powtarzaj kroki od 4 do 6, aż wpisy całkowicie się zrównują, a transakcja osiągnie równowagę zerową. Twoja suma w kolumnie Debet powinna być równa sumie w kolumnie Kredyt, a pozycja kroniki zostanie wtedy odpowiednio wyważona.
- Kliknij Zapisz i zamknij, aby zapisać zapis księgowy i zamknąć okno, lub kliknij Zapisz i nowo, aby zapisać wpis do dziennika i otworzyć nowe okno.
Większość ogólnych pozycji w dzienniku w QuickBooks można wykonać za pomocą tych kroków, ale jeśli chcesz wprowadzić zapisy księgowe, które wpływają na należność konkretnego klienta lub konta dostawcy, musisz umieścić klienta lub dostawcę w pierwszej linii wejście.