Omówione tu systemy telefoniczne klasy biznesowej przeznaczone są dla biur z co najmniej dziesięcioma osobami.
Jakie funkcje będziesz potrzebować
Funkcje, które przynoszą wartość Twojej firmie i łączą Twoją firmę ze światem, zwiększą całkowity koszt systemu telefonicznego.
Sprzedawca systemu telefonicznego spróbuje sprzedać wszystkie dzwonki i gwizdki (to jest ich zadanie), ale musisz przyjrzeć się każdej funkcji i zdecydować, czy doda ona wartość do Twojej firmy, czy pozwoli zaoszczędzić pieniądze.
Podstawowe funkcje
Oto niektóre z bardziej typowych funkcji dostępnych w biznesowym systemie telefonicznym. Każda marka jest inna, zapytaj sprzedawcę o pełną listę opcji.
Automatyczna obsługa zwykle zajmuje miejsce recepcjonistki, przedstawiając dzwoniącym listę opcji do kierowania ich rozmową (np. "Naciśnij 3, aby porozmawiać z kimś w dziale Sprzedaży"). Może również pozwolić dzwoniącym bezpośrednio wybrać numer wewnętrzny.
- Funkcje konferencyjne umożliwiają łączenie dwóch lub więcej rozszerzeń w trakcie rozmowy. Zwykle wartością domyślną są dwa. Jeśli potrzebujesz więcej niż dwóch, zapytaj jaka jest maksymalna liczba uczestników. Niektóre systemy zezwalają tylko na wewnętrzne rozszerzenia. Jeśli potrzebujesz zewnętrznych połączeń konferencyjnych, zapytaj o to również.
- Zautomatyzowany katalog umożliwia dzwoniącym wyszukanie rozszerzenia pracownika, wpisując kilka pierwszych liter jego nazwiska.
- Poczta głosowa umożliwia pozostawienie wiadomości dla pracowników, którzy są niedostępni lub rozmawiają przez telefon. Niektóre systemy mogą przekazywać wiadomości poczty głosowej na adres e-mail pracownika i zezwalać oddzielnemu sprzętowi poczty głosowej innej firmy na komunikację ze sprzętem. W zależności od cen, może to zaoszczędzić pieniądze.
- Funkcja wstrzymania połączenia to możliwość wstrzymania połączenia, gdy użytkownik zajmuje się innymi sprawami. Zazwyczaj dołączone do systemu.
- Przekazywanie połączeń daje użytkownikowi możliwość tymczasowego przekazywania wszystkich połączeń na inne numery wewnętrzne lub do poczty głosowej.
- Funkcja szybkiego wybierania zapisuje często używane numery telefonów i umożliwia użytkownikowi wybieranie numeru przyciskiem lub dwoma. Jest to użyteczny mechanizm oszczędzania czasu dla często używanych numerów.
- Ponowne wybieranie pozwala na ponowne wybieranie ostatnio wybranego numeru za dotknięciem przycisku.
- Paging pozwala użytkownikowi mówić przez system nagłośnieniowy, aby dzwonić do pracownika lub wydawać ogłoszenia.
- Muzyka w trybie wstrzymania umożliwia słuchaczom słuchanie ich, gdy są zawieszeni. Może to być muzyka lub nagrane wiadomości reklamujące Twoją firmę.
- Back Up Power zapewni alternatywne źródło energii elektrycznej przez 10 do 60 minut w przypadku przerwy w zasilaniu.
Zaawansowane funkcje
Zaawansowane funkcje spowodują znaczny koszt całego systemu i zwiększą koszty w całym cyklu życia systemu. Można to jednak zrekompensować zmniejszoną obsługą klienta i korzyściami, które przynoszą oszczędności czasu.
- Funkcja zdalnej lokalizacji pozwala na proste połączenia z pracownikami zewnętrznymi lub niewielkimi zdalnymi biurami, po prostu wybierając wewnętrzne rozszerzenie.
- Funkcja Znajdź mnie / śledź umożliwia użytkownikom przekazywanie telefonu na żądanie na inny telefon, telefon komórkowy, telefon domowy, sekretarkę itp.
- Komputerowa integracja telefoniczna (CTI) umożliwia systemowi telefonicznemu współdziałanie z systemem komputerowym. Przykłady obejmują możliwość kliknięcia przez użytkownika numeru telefonu na ekranie i automatyczne wybieranie numeru telefonu przez system telefoniczny (zmniejszenie liczby błędnych numerów i oszczędność czasu); lub przekazywanie numeru telefonu klienta do komputera podczas połączenia w celu pobrania konta klienta i wyświetlenia go na ekranie dla pracownika przed odebraniem telefonu. Ta opcja jest bardzo droga.
Jak duży powinien być system
Następne pytanie, na które musisz odpowiedzieć, to miejsce, w którym chcesz mieć telefony. Poniższa lista identyfikuje typowe miejsca, w których chcesz znaleźć rozszerzenie telefonu:
- Recepcjonista
- Każde biuro
- Faks
- Terminale kart kredytowych, porty danych
- Pokój konferencyjny
- Podłoga sklepu / magazynu
- Pomieszczenia ogólnodostępne (poczekalnia, korytarze, wejścia, itp.)
Następnie musisz ustalić, ile jednoczesnych połączeń telefonicznych będzie przychodzić i wychodzić z biura. Łączna liczba połączeń przychodzących i wychodzących w danym momencie jest liczbą wymaganych linii (lub łączy).
Typowe konfiguracje to 3, 8, 12, 16, 24 lub 48 linii. Większe systemy mają gniazda rozszerzeń, więc możesz dodać więcej linii w późniejszym terminie. Pamiętaj, aby uwzględnić przyszły wzrost (25% nie jest rzadkością). Ważne: jeśli nie docenisz tego, dzwoniący otrzymają sygnał zajętości, jeśli wszystkie linie są w użyciu.
Znalezienie dealera systemu telefonicznego
Znalezienie dealera nie jest trudne. Po pierwsze, możesz przeszukać sieć "Sprzęt i materiały telefoniczne", aby znaleźć najbliższego sprzedawcę.
Odbywają się również targi technologii biznesowych i biurowych. Nie tylko będziesz w stanie spotkać się ze sprzedażą i wspierać ludzi, ale możesz też wypróbować system.
Wreszcie najlepiej jest zapytać. Zapytaj znajomych, którzy mają firmę z biurem. Możesz również uzyskać ocenę jakości sprzętu i poziomu świadczonych usług.
Obliczanie całkowitego kosztu
Całkowity koszt systemu będzie składał się z następujących elementów:
- Jednostka / system podstawowy to jednostka kontrolująca całą infrastrukturę telefoniczną. Koszt zależy od liczby posiadanych funkcji, liczby zestawów telefonicznych, które może obsłużyć, oraz liczby linii pochodzących od firmy telekomunikacyjnej.
Słuchawki / zestawy biurkowe to urządzenia, które siedzą na biurkach lub są przymocowane do ściany. Dostępne są w kilku różnych stylach, możliwościach i cenach. Ceny mogą wahać się od 70 do 1000 USD. Przykłady: Podstawowe (najtańsze), Średni, Executive / High-End, Zestawy recepcyjne (najdroższe) i Jednostki konferencyjne. Inne opcje obejmują zestawy głośnomówiące i połączenia bezprzewodowe. Większość słuchawek jest zastrzeżona i będzie działać tylko z systemem podstawowym tego producenta. Jeśli wymieniasz istniejący system telefoniczny, koszt wszystkich nowych słuchawek (jeśli zmienisz marki) może spowodować, że uaktualnienie do następnego wyższego modelu będzie jedynym dostępnym cenowo rozwiązaniem.
- Okablowanie jest naczyniem krwionośnym organizacji i nie może być marginalizowane. Jeśli budujesz biuro, zainstaluj dodatkowe okablowanie i gniazda w dowolnym obszarze, który Twoim zdaniem może wymagać telefonu w przyszłości. Koszt będzie stanowił ułamek kosztów, jeśli będziesz musiał wrócić później i przebić dziury w sufitach i ścianach. Jeśli instalujesz go w budynku z istniejącym okablowaniem, poproś sprzedawcę o sprawdzenie okablowania w celu uzyskania zgodności przed podpisaniem umowy.
- Instalacja i początkowa konfiguracja będą najbardziej czasochłonną częścią projektu. Systemy telefoniczne nie działają od razu po wyjęciu z pudełka i najprawdopodobniej będą musiały być zainstalowane i wstępnie skonfigurowane przez wyszkolonego technika. Aby jak najszybciej rozpocząć pracę, upewnij się, że jest ona zawarta w umowie. Inne opcje, które można negocjować to konserwacja, przyszłe modyfikacje i szkolenia dla pracowników.
Podejmowanie ostatecznej decyzji
Ostateczna decyzja spoczywa na twoich barkach. Sprzedawcy systemu telefonicznego mogą być agresywni, ale pamiętajcie, że jesteście "klientem" i jesteście odpowiedzialni. Aby uzyskać najlepszą cenę dla systemu, który chcesz, podaj swoje wymagania kilku firmom i pozwól im licytować projekt. Upewnij się, że otrzymałeś szczegółową propozycję obejmującą wszystkie obszary opisane powyżej.
Nie uzyskasz porównania między jabłkami i jabłkami, więc poproś o wyszczególnienie kosztów poszczególnych funkcji (lub szczegółowych, jeśli są one dołączone jako pakiet funkcji). Pozwoli to określić, co powoduje różnice w cenach. Jeśli nadal nie jesteś pewien wyraźnego lidera, poproś o obejrzenie demonstracji na stronie istniejącego klienta. Wreszcie, porównaj propozycje i wybierz ten, który spełnia Twoje potrzeby, pozwala na wzrost i, co najważniejsze, czujesz się najlepiej.