Planowanie odtwarzania po awarii jest procesem tworzenia dokumentu, który szczegółowo opisuje, w jaki sposób firma odzyska kondycję po katastrofalnym wydarzeniu. Wszystkie firmy potrzebują planu odzyskiwania po awarii, ale niewiele firm poświęca czas na napisanie szczegółowego i wszechstronnego planu.
Istnieje wiele różnych rodzajów i rodzajów katastroficznych wydarzeń. Skoncentrujemy się na stworzeniu planu odzyskiwania po awarii, którego możesz użyć, jeśli stracisz biuro, ale nie możliwości produkcyjnych twojej firmy. Na przykład ogień niszczy biura, ale nie fabrykę.
01 - Lista zleceń
Pierwszym krokiem do stworzenia planu odzyskiwania po awarii jest sporządzenie listy wszystkich zadań biurowych, które musiałyby zostać przeniesione do alternatywnej lokalizacji, aby firma mogła nadal działać. Oznacz każde zadanie gwiazdką (lub gwiazdką), które uznasz za krytyczne, jeśli jesteś w trybie odzyskiwania po awarii. Innymi słowy, które miejsca pracy są potrzebne i jak najszybciej działają. Na przykład przedstawiciele działu obsługi klienta i działu księgowości powinni zostać oznaczeni jako krytyczni, podczas gdy telemarketingowcy dokonujący połączeń wychodzących nie powinni tego robić.
02 - Zapasy Niezbędny sprzęt biurowy
Dla każdego pracownika wymień tylko niezbędny sprzęt biurowy i meble , których potrzebują do wykonywania swojej pracy. Pamiętaj, że w przypadku katastrofy przestrzeń, czas i pieniądze będą premiowane. Skoncentruj się na naprawdę potrzebnych przedmiotach, a nie na wszystkich elementach, z których obecnie korzystają. Lista odzyskiwania po awarii może zawierać następujące elementy:
Biurko i krzesło
Komputer
Oprogramowanie komputerowe
Telefon
Kalkulator
Kasa
03 - Katalog wyposażenia pomocniczego
Następnie spójrz na niezbędny sprzęt biurowy, który jest używany zza kulis. Telefon na biurku przedstawicieli usług musi się z czymś połączyć. Komputery w biurze muszą łączyć się z jakimś serwerem lub aplikacją, która umożliwia przyjmowanie zamówień, wysyłanie materiałów, wykonywanie usług, faktur wysyłanych pocztą i list płac. Spaceruj po biurze, a zobaczysz rzeczy, które wiążą twój biznes.
Twoja lista odzyskiwania po awarii może zawierać następujące elementy:
Serwery
Oprogramowanie serwerowe
Kopie zapasowe danych
System telefonu biznesowego
Bezpieczne biuro
Codzienne uruchamianie gotówki szuflady
04 - Alternatywna powierzchnia biurowa
Teraz, gdy masz listę ludzi, mebli i sprzętu, będziesz potrzebować fizycznego miejsca, aby je umieścić. Nie oznacza to, że musisz wynająć powierzchnię biurową i pozostawić ją pustą. Oznacza to, że powinieneś już zbadać kilka alternatywnych miejsc do przeniesienia biura w razie katastrofy.
Może to obejmować dowolne lub wszystkie z następujących czynności:
Lokalny agent nieruchomości z listą wolnych powierzchni biurowych
Umowa z sąsiednim przedsiębiorstwem w celu podziału powierzchni biurowej w przypadku katastrofy
Relokacja w Twojej firmie (tzn. Do pustej części magazynu)
Pozwól pracownikom pracować zdalnie, aż do przywrócenia biura
05 - Ubezpieczenia i budżet
Ubezpieczenie i budżet. Budżet Petera Dazeleya
Po podjęciu decyzji, gdzie umieścić ludzi, musisz zacząć kupować im rzeczy, których potrzebują do wykonywania swoich zadań. Z utworzonej wcześniej listy "Niezbędne urządzenia biurowe" zacznij szacować, ile każdego elementu będzie kosztowało kupić lub wydzierżawić. Czas spędzony z góry na tym zadaniu będzie golił dni wolne od procesu odzyskiwania, ponieważ będziesz w stanie podać agentowi ubezpieczeniowemu listę dokładnie tego, czego potrzebujesz. Będziesz mieć czek wcześniej, a następnie możesz od razu zacząć kupować meble i sprzęt.
06 - Udostępnij i zapisz w innym miejscu
Najlepszy plan odzyskiwania po awarii nie zrobi ci nic dobrego, jeśli zostanie spalony w ogniu lub nikt go nie znajdzie. Najlepszą strategią jest udostępnienie jej przynajmniej jednej innej osobie w firmie i upewnienie się, że przynajmniej jedna kopia jest przechowywana poza siedzibą. Po upewnieniu się, że wszyscy Twoi pracownicy są bezpieczni i zdrowi, powinna to być pierwsza rzecz, do której możesz dotrzeć po katastrofie, która uderza w Twoją firmę. Szanse są ułożone przeciwko tobie, a czas nie jest po twojej stronie. Plan odzyskiwania po awarii może stanowić różnicę między bankructwem a przetrwaniem firmy.