Etykieta biznesowa powitań poczty głosowej
Poczta głosowa to proste rzeczy, a w biznesie mogą wydawać się nieważne. Jednak powitanie w poczcie głosowej zyskuje dużo zabawy z klientami i współpracownikami - pomyśl, jak często nie możesz odebrać telefonu, ponieważ jesteś na innej linii, poza biurem lub poza biurem. Pomyśl, jak często słyszysz powitanie poczty głosowej podczas dzwonienia do współpracowników, współpracowników i innych kontaktów biznesowych.
Pozdrowienia z poczty głosowej nadają ton temu, jak rozmówcy będą postrzegać Ciebie i Twoją firmę oraz subtelne i łatwe sposoby na budowanie pozytywnych relacji biznesowych. Dobre wiadomości, które są krótkie i na temat, są najlepsze. I nie spiesz się z wiadomością. Bądź skuteczny, ale zrelaksowany i nie spiesz się.
01 - Krótki, optymistyczny Powitanie
02 - Twoje imię
Podaj pełne imię i nazwisko oraz wymów każdą sylabę, aby dzwoniący wiedział, że dotarły do osoby, której się spodziewały i dlatego chcą zapisać twoje imię, jeśli zechcą. Jeśli masz długą nazwę, zwolnij, aby dzwoniący mógł ją usłyszeć.
03 - Twoja nazwa firmy i / lub nazwa działu
Podanie nazwy firmy i działu pozwoli rozmówcy dowiedzieć się, że dotarło do właściwego miejsca - szczególnie, jeśli przeszli serię automatycznych podpowiedzi dla kierowników lub katalogu systemów telefonicznych pracowników lub działów. Jest to szczególnie ważne w przypadku zewnętrznych powitań poczty głosowej . Może być pomijany przy połączeniach wewnętrznych.
04 - Oświadczenie, że nie możesz odebrać połączenia
Krótkie oświadczenie (niektórzy ludzie przepraszają za wypowiedź), że nie możesz odebrać połączenia, jest standardowe i szybko przenosi rozmówcę do informacji o tym, kiedy możesz do nich wrócić i najważniejszym dźwiękiem wiadomości.
05 - Zaproszenie do pozostawienia wiadomości
Poproś dzwoniącego, aby zostawił Ci szczegółową wiadomość.
06 - Kiedy zwrócisz ich wezwanie
Jeśli Twoją zasadą jest odbieranie połączeń do końca dnia, powiedz o tym dzwoniącemu. Jeśli nie istnieje zasada, należy podać rozmówcy szacunkową datę zwrotu połączenia. Jeśli jesteś z dala od biura przez tydzień, poinformuj o tym również.
07 - Zapewnij kontakt w celu natychmiastowej pomocy
Nikt nie lubi być uwięziony w "więzieniu poczty głosowej", czekając na odpowiedź bez żadnych innych opcji. Jeśli jest ktoś, z kim dzwoniący może się skontaktować, aby uzyskać natychmiastową pomoc, podaj wskazówki, jak skontaktować się z tą osobą.
08 - Zachowaj krótką długość powitania
Zachowaj krótki: maksymalnie od 20 do 25 sekund. Ludzie są zajęci i nie lubią tracić czasu.
09 - Unikaj podawania zbyt dużej ilości informacji
Podaj dzwoniącym tylko te informacje, których potrzebują, aby zostawić Ci wiadomość lub skontaktować się z Tobą.