Etykieta biznesowa zautomatyzowanych uczestników
Najszybszym i najłatwiejszym sposobem zaprogramowania i zarejestrowania funkcji automatycznego systemu telefonicznego jest napisanie skryptu do edytora tekstu. Wybierz osobę, która nagra scenariusz, który ma przyjazny głos, może mówić bez jąkania lub wahania oraz wymawiać i wyraźnie wymawiać każde słowo i imię.
Automatyczne powitanie opiekuna
Pierwszą częścią skryptu będzie powitanie. To Twoja okazja, aby zaprezentować swoją firmę swoim rozmówcom i werbalnie powitać ich w swojej firmie.
Zautomatyzowane powitanie opiekuna
- Rozpocznij od docenienia ich połączenia lub biznesu
- Zachowaj krótkie powitanie, aby dzwoniący nie byli opóźnieni za każdym razem, gdy dzwonią
- Użyj swojego sloganu, sloganu firmy i nazwy strony internetowej lub obu, jeśli je posiadasz.
Zautomatyzowane niedopełnianie powitania przez opiekuna
- Nie używaj więcej niż dwa lub trzy zdania, aby powitać swoich rozmówców
- Nie promuj swojej witryny, jeśli nie ma ona nic wartościowego do zaoferowania swoim klientom
- Nie wymyślaj sloganu ani sloganu, aby wypełnić powitanie.
Automatyczne opcje opiekuna
Najważniejszą częścią zautomatyzowanego operatora jest przedstawienie opcji, które Twoi rozmówcy muszą wybrać, aby dotrzeć do osoby, z którą muszą porozmawiać. Istnieją dwa rodzaje dzwoniących: (1) osoby, które nie znają Twojej firmy i będą potrzebowały wskazówek i (2) dzwoniących, którzy dokładnie wiedzą, z kim mają rozmawiać i znają ich rozszerzenie.
Zautomatyzowane opcje Attendant'a
- Użyj opcji, które są powszechnie akceptowane. Na przykład: "Naciśnij zero dla Recepcjonistki", "Naciśnij klawisz Funt, aby powrócić do poprzedniego menu."
- Poinformuj dzwoniących tak szybko, jak to możliwe, gdy mogą wybrać numer wewnętrzny swojej strony, jeśli już to wiedzą.
- Powiadom swoich rozmówców, jeśli Twoje opcje menu zmieniły się ostatnio. Usuń to powiadomienie po trzech tygodniach.
- Najpierw umieść najczęściej wywoływane opcje.
- Podaj opis opcji przed podaniem numeru opcji. Na przykład: "W przypadku obsługi klienta naciśnij" 5 "."
- Sprawdź w dokumentacji systemu zarezerwowane numery opcji menu. (np. wszystkie rozszerzenia zaczynają się od cyfry "8", dlatego "8" nie może być używane jako opcja menu).
Zautomatyzowane opcje Attendant Options
- Nie mów "proszę" przed przedstawieniem każdej opcji (np. "Proszę nacisnąć 1, aby ... Proszę nacisnąć 2, aby ... Proszę nacisnąć 3, aby ..." itp.)
- Nie pokazuj więcej niż sześciu opcji naraz. Jeśli masz więcej niż sześć opcji, utwórz wielopoziomową strukturę menu. Na przykład "Dla opcji sprzedaży i serwisu naciśnij przycisk 5."
- Nie zakładaj, że każdy ma telefon z ekranem dotykowym. Jeśli opcja menu nie zostanie wybrana w ciągu trzech sekund od zakończenia powitania, podłącz rozmówcę do recepcjonisty.
Przykładowe automatyczne skrypty obsługujące
- Dziękuję za skontaktowanie się z Operations Tech Company, gdzie "Technologia i biznes spotykają się". Jeśli znasz rozszerzenie swojej drużyny, możesz wybrać numer w dowolnym momencie. W przeciwnym razie wybierz jedną z następujących opcji. W przypadku obsługi klienta naciśnij "1". W przypadku pomocy technicznej naciśnij "2". Dla naszych regularnych godzin pracy naciśnij "3". Aby rozliczać, naciśnij "4". W przypadku zakupów naciśnij "5". Aby znaleźć lokalizację w pobliżu, naciśnij "6". W przeciwnym razie naciśnij "0" dla recepcjonisty lub pozostań na linii, a ktoś ci pomoże.
- Witamy w The Operations Tech Company. Aby sprawdzić stan swojego konta, odwiedź nas w internecie. Jeśli znasz rozszerzenie osoby, możesz ją wybrać w dowolnym momencie. Dla katalogu firmy naciśnij "1". Jeśli znasz rozszerzenie osoby, możesz ją wybrać w dowolnym momencie. Dla katalogu firmy naciśnij "1". W przypadku pomocy technicznej naciśnij "2". W przypadku obsługi klienta naciśnij "3". W przypadku sprzedaży i marketingu naciśnij "4". Jeśli chcesz porozmawiać z recepcjonistką, naciśnij "0" lub pozostań na linii, a jeden z naszych przyjaznych pracowników pomoże ci. Dziękuję za skontaktowanie się z Operations Tech Company, gdzie "Technologia i biznes spotykają się".
Po godzinach, weekendowe i świąteczne zamknięcie automatycznego powitania opiekuna
Jeśli Twoja firma kończy się po określonym czasie lub w weekendy, a nikt nie odpowiada ani nie pomaga swoim rozmówcom, utwórz automatyczne powitanie po godzinach pracy. Powiedz swoim rozmówcom z góry, że firma jest zamknięta i poproś, aby oddzwonili na końcu. Uwzględnij również normalne godziny pracy.
Przykładowy automatyczny skrypt obsługujący godziny pracy / weekendu
- Dziękujemy za skontaktowanie się z Operations Tech Company. Jesteśmy obecnie zamknięci. Jesteśmy otwarci od 9 rano do 10 po południu od poniedziałku do piątku i od 10 rano do południa w sobotę, centralny czas standardowy. Jeśli znasz rozszerzenie swojej drużyny, możesz wybrać numer w dowolnym momencie. W przeciwnym razie prosimy o oddzwonienie podczas naszych normalnych godzin pracy, abyśmy mogli Ci pomóc. Dziękuję za skontaktowanie się z Operations Tech Company, gdzie "Technologia i biznes spotykają się". Do widzenia.
- Dziękujemy za skontaktowanie się z Operations Tech Company. Jesteśmy obecnie zamknięci. Jeśli jest to sytuacja nadzwyczajna, zadzwoń do naszego biura obsługi klienta pod numer 585-555-1234. Jeśli znasz rozszerzenie swojej drużyny, możesz wybrać numer w dowolnym momencie. Jeśli masz konto u nas, możesz sprawdzić swój status 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu na stronie www.operationstech.about.com. Nasze normalne godziny pracy to od 9 rano do 5 po południu od poniedziałku do piątku i od 10 rano do południa w sobotę, środkowy czas standardowy. W przeciwnym razie prosimy o oddzwonienie podczas naszych normalnych godzin pracy, abyśmy mogli Ci pomóc. Dziękuję za skontaktowanie się z Operations Tech Company, gdzie "Technologia i biznes spotykają się". Aby powtórzyć tę wiadomość, naciśnij klawisz funta. {3-sekundowa przerwa} Żegnaj.
Sezonowe automatyczne powitanie opiekuna
Aby wypromować sezonowe specjały Twojej firmy lub po prostu przekazać specjalne powitanie sezonowe wszystkim swoim rozmówcom, możesz przedłużyć swoje automatyczne powitanie przez ograniczony czas. Używaj tego oszczędnie i tylko wtedy, gdy odzwierciedla ducha Twojej firmy. Na przykład sezonowe powitanie świąteczne, w którym życzą sobie Państwo radości i dobrobytu w Nowym Roku, nie byłoby odpowiednie dla agencji windykacyjnej.
- Dotarłeś do The Operations Tech Company. Od "naszej rodziny" po "twoją rodzinę" życzymy Wam radosnego sezonu wakacyjnego i udanego Nowego Roku. Jeśli znasz rozszerzenie swojej drużyny, możesz ...
- Dziękujemy za skontaktowanie się z Operations Tech Company. Zapytaj przedstawiciela działu obsługi klienta o nasze zniżki 4 lipca na wszystkie usługi zastępcze. Jeśli znasz rozszerzenie swojej drużyny, możesz ...
Ćwiczenia i testowanie
Zanim nagrasz swój automatyczny skrypt asystenta, poproś osobę, którą wybrałeś, aby ją przeczytał, kilka razy przed nią. Użyj tego, aby dopracować wymowę i zwiastowanie. Po nagraniu nowego powitania należy natychmiast skontaktować się z systemem telefonicznym, aby sprawdzić nagrywanie pod kątem błędu i upewnić się, że wszystkie zapowiadane opcje działają zgodnie z przeznaczeniem.