Wiele hoteli korzysta z witryn internetowych RFP (Request for Proposals), takich jak Conventionplanit.com i sabrehotelrfp.com, aby promować swoje usługi związane z konferencjami i spotkaniami. Opracowali także własne formularze RFP online.
Jednak wielu planistów niechętnie wysyła swoje zapytania ofertowe za pośrednictwem zewnętrznych wyszukiwarek. Wielu planistów woli zgłaszać swoje zapytania ofertowe hoteli bezpośrednio do hoteli i centrów konferencyjnych.
Jakie informacje są zawarte w RFP Hotelu?
Doskonałym narzędziem pomagającym planistom w rozpoczęciu opracowywania własnych formularzy ofert hotelowych i innych potrzeb związanych z imprezami jest narzędzie do wymiany praktyk przyjęte przez organizację Convention Industry Council.
Podstawowe elementy do RFP w hotelu powinny zawierać:
- Podstawowe informacje kontaktowe osoby kontaktowej (imię, nazwisko, organizacja, adres, telefon, adres e-mail itp.)
- Terminy wydarzeń (podaj co najmniej dwie różne opcje)
- Potrzebne bloki pokoi (daty i liczby pokoi gościnnych)
- Prośba o pokój konferencyjny (daty, wielkości pokoi, ilości)
- Wymagania dotyczące żywności i napojów
- Wymagania dotyczące dostępności
- Wymagania dotyczące wysyłki i odbioru
- Inne istotne informacje
Wykorzystanie narzędzi RFP
Ponadto Global Business Travel Association (GBTA) zapewnia swoim członkom rozbudowane narzędzie RFP, które planiści wydarzeń mogą rozważyć.
Elementy RFP hotelu GBTA obejmują:
- Informacje ogólne o obiekcie hotelowym
- Informacje ogólne dotyczące requestera RFP
- Szczegóły umowy z pokojem gościnnym
- Wielkość całkowitej przestrzeni konferencyjnej hotelu
- Łączna liczba sal konferencyjnych
- Wielkość największej sali balowej lub sali konferencyjnej w hotelu
- Wysokość sufitu dla największej sali balowej lub sali konferencyjnej
- Czy hotel ma ustawioną stałą salę konferencyjną?
- Ile osób pomieści się w sali konferencyjnej?
- Czy hotel ma dedykowaną przestrzeń wystawienniczą?
- Jaka jest wielkość przestrzeni wystawowej?
- Jaka jest odległość do centrum kongresowego?
- Jak nazywa się centrum kongresowe?
- Jaki jest procent podatku na żywność i napoje?
- Jaki jest procent opłat za usługi bankietowe?
- Czy opłaty za usługi bankietowe są opodatkowane?
- Czy hotel oferuje usługi audiowizualne (A / V)?
- Czy hotel oferuje zniżkę na usługi A / V w domu?
- Czy hotel zezwoli klientom na sprowadzanie produktów poza dostawców A / V?
- Ile sal konferencyjnych zawiera bezprzewodowy szybki Internet?
- W jaki sposób sale konferencyjne mogą zawierać konferencje wideo?
- Czy za korzystanie z własnych dostawców A / V pobierana jest opłata?
- Czy hotel akceptuje karty firmowe do zapłaty?
- Czy hotel oferuje stawki pakietowe?
Ponadto warto podzielić się ze sprzedażą hotelową typem imprezy, którą organizujesz. To zapewni im wgląd w cele, które może spełniać twoje spotkanie.
Dobrą wiadomością na temat pracy z hotelami jest to, że większość z nich powinna być dość doświadczona w tworzeniu podobnych wydarzeń, a świetny menedżer ds. Sprzedaży lub cateringu będzie mógł podzielić się z Tobą bardziej szczegółowymi informacjami na temat sposobów pomocy planistom wydarzeń w osiągnięciu ich celów.