Wysyłanie profesjonalnych firmowych wiadomości e-mail sprowadza się do tworzenia nawyków, które koncentrują się na jasnej, zwięzłej i właściwej komunikacji.
1. Użyj biznesowego adresu e-mail
Jeśli jesteś właścicielem firmy, prowadzącym firmę w imieniu swojej firmy, upewnij się, że korzystasz z firmowego adresu e-mail. Idealnie oznacza to, że masz adres firmy (np. Twoja_nazwa@twoja_firma.com), którego używasz do komunikacji biznesowej.
Jeśli nie jest to możliwe, możesz utworzyć bezpłatny adres e-mail, który zawiera nazwę Twojej firmy (np. Yourbusinessname@gmail.com). Korzystanie z osobistego adresu e-mail, który jest wyraźnie niezwiązany z Twoją firmą, może, w najgorszym przypadku, zranić Twój profesjonalizm, aw wielu przypadkach możesz nie być traktowany poważnie.
2. Prowadź krótkie i słodkie wiadomości
Nie ma nic złego w wyjaśnianiu rzeczy bardzo szczegółowo; może zapewnić jasność i zmniejszyć nieporozumienia. Ale kiedy wiadomość e-mail zaczyna wyglądać jak powieść, możesz szybko stracić uwagę odbiorcy i pomylić problem z nieistotnymi informacjami. Aby tego uniknąć, pozostaw jeden temat za pomocą wiadomości e-mail, a gdy zajdzie potrzeba dodania więcej informacji, użyj pogrubionych podtytułów, aby najważniejsze informacje były jasne.
3. Użyj opisowych linii tematycznych
Czy kiedykolwiek otworzyłeś wiadomość e-mail opartą na temacie i skończyłeś całkowicie zdezorientowany i trochę zirytowany, gdy chodziło o coś zupełnie innego? Ponieważ każda wiadomość e-mail, do której piszesz, jest ograniczona do jednego tematu, zgodnie z powyższą wskazówką, powinieneś również upewnić się, że wiersz tematu odzwierciedla ten temat i nic więcej.
Pomoże to nie tylko odbiorcy, ale także ułatwi zarządzanie własną skrzynką e-mail .
4. Tone It Down
Podczas wysyłania wiadomości e-mail można łatwo latać, ponieważ może Ci się wydawać, że chroni Cię ekran komputera, ale niektóre rozmowy mogą być łatwo zrozumiane w wiadomościach e-mail. W rzeczywistości, bez słownych sygnałów komunikacyjnych , które łagodzą wiadomość, którą wysyłasz, każda wiadomość e-mail może zostać odebrana w niewłaściwy sposób. Jeśli wysyłasz wiadomość, która może budzić wątpliwości, przeczytaj ją ponownie przed wysłaniem, a jeśli nadal nie jesteś pewien, prawdopodobnie lepiej odbierzesz telefon.
5. Poddaj swój podpis e-mail przydatny
Cytaty, promocje i subskrypcje biuletynów w podpisie e-mail mogą być skuteczne w niektórych sytuacjach, ale te elementy nie powinny nigdy trwać przy użyciu podpisu wiadomości e-mail, do czego ma służyć - podając swoje dane kontaktowe. Twój początkowy adres e-mail lub odpowiedź powinna zawierać podpis e-mail z Twoim pełnym imieniem i nazwiskiem, nazwą firmy i adresem URL co najmniej. Numer telefonu, tytuł i ponowny adres e-mail również nie są bolesne.
6. Sprawdź pisownię i korektę
Sprawdzanie pisowni jest łatwe. Ustaw jako domyślne ustawienie w kliencie poczty e-mail, aby sprawdzać wszystkie wiadomości przed ich wysłaniem.
E-mail jest bardziej nieformalny i ma nieco więcej pobłażliwości z błędami ortograficznymi i gramatycznymi, ale wygląda okropnie na wysłanie wiadomości z błędami. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest zrobić złe wrażenie, ponieważ śpieszysz się z wysłaniem e-maila i pominąłeś sprawdzanie pisowni i gramatyki.
Email to ważna metoda komunikacji w biznesie, nawet jeśli nie jest to Twoja pierwsza preferencja. Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami z zakresu poczty e-mail dla firm pomoże utrzymać profesjonalną i produktywną komunikację e-mail, a Ty możesz mieć pewność, że wrażenie, które robisz, jest dobre.