Jak ograniczyć niepotrzebne wydatki
Jednak niewiele firm ma świadomość, jak najlepiej opracować zasady dotyczące kart kredytowych. Wielu właścicieli firm zawsze chce tworzyć te zasady, ale brakuje im wskazówek, jak to zrobić. Dzięki temu mamy jasny opis tego, jak firmy mogą skutecznie tworzyć polityki kart kredytowych pracowników.
Obowiązki posiadacza karty
Jeśli firma wystawia karty kredytowe swoim pracownikom, muszą być ustalone reguły, które regulują użycie karty. Pracownicy powinni ponosić odpowiedzialność za bezpieczeństwo karty oraz za prywatność wszelkich informacji związanych z firmą. Pracownicy powinni zadbać o to, aby karta była przechowywana w bezpiecznym miejscu, karta jest wolna od nieuczciwych działań, a numer identyfikacyjny karty jest chroniony. Firma powinna również oświadczyć, że biznesowa karta kredytowa jest ograniczona wyłącznie do wykorzystania przez pracownika, a nie przez żadną inną osobę.
Określanie limitów wydatków
Firma powinna być w stanie wymyślić zasady, które dyktują działalność lub transakcje, w których karta kredytowa powinna być używana.
W rzeczywistości wydatki powinny być ograniczone do potrzeb konkretnych pracowników. Każdy departament powinien mieć własne limity wydatków. Jako firma dobrze jest poinformować każdego pracownika o limitach wydatków w momencie emisji . Ponadto każdy pracownik nie powinien przekraczać tego limitu, a jeśli tak, to ponosi opłaty przekraczające limit.
Wreszcie, karty kredytowe firmy nie powinny być nigdy wykorzystywane do zaliczek gotówkowych.
Raport regularnego użytkowania
Każda firma powinna zatrudniać pracowników odpowiedzialnych za korzystanie z kart firmowych. Powiedzmy, że na koniec każdego miesiąca każdy pracownik powinien przedstawić szczegółowe wyjaśnienie wszystkich opłat, paragonów i właściwych kodów rachunkowych. Każdy pracownik powinien upewnić się, że załączy rachunki wydatków do miesięcznego wyciągu przed przesłaniem go do firmy w celu weryfikacji. Wszystko to należy zrobić na czas, aby uniknąć opóźnień w płatnościach. Dzięki temu firma będzie z łatwością monitorować swoje comiesięczne wydatki, a kontrola będzie prostsza.
Brak użycia kart na indywidualne wydatki
Firma powinna ściśle przestrzegać zasad korzystania z karty kredytowej pracownika, ponieważ nikt nie może jej używać do osobistych wydatków. Krótko mówiąc, korzystanie z karty powinno ograniczać się do działań związanych z biznesem. Definicja użycia osobistego w tym przypadku jest wydatkiem niezwiązanym z działalnością firmy. Firma powinna być bardzo trudna dla każdego pracownika, który korzysta z karty na własne płatności.
Przegląd użytkowania
Jeśli firma wydaje karty kredytowe pracowników, zaleca się przeprowadzenie przeglądu karty po upływie określonego czasu.
Przegląd karty powinien zostać wykonany przez bezpośredniego przełożonego pracowników wraz z członkiem działu księgowości firmy. Osoba nadzorująca pracownika powinna upewnić się, że korzystanie z karty jest ograniczone do tego, do czego była przeznaczona. Z drugiej strony dział księgowości powinien sprawdzić, czy wszystkie wpływy i inne dokumenty wydatków przedłożone przez pracownika są autentyczne.
Dlatego każda firma powinna mieć skuteczną i niezawodną politykę kart kredytowych pracowników, aby utrudniać niewłaściwe wykorzystanie karty przez osoby fizyczne. Umieści ona firmę w dobrej sytuacji finansowej, ponieważ żaden pracownik nie nadużyje swojej karty na wydatki osobiste. Ponadto firma powinna upewnić się, że zarówno przełożony, jak i dział księgowości rozumieją wszystkie aspekty tej polityki.