Real Estate CRM Inside Gmail - prawie idealne rozwiązanie

01 - Poznaj swoją drogę do Gmail CRM

Mówię "prawie doskonały", ponieważ nic nie idzie aż do perfekcji. Jednak jako użytkownik Gmaila i pośrednik w obrocie nieruchomościami nie znalazłem niczego, co mogłoby równać się Streak for CRM w Gmailu. Wszystkie moje wymagania dotyczące systemu CRM nieruchomości są zawarte w zainstalowanej aplikacji i wewnątrz Gmaila.

Zastanówmy się nad tym, co chcemy zarządzać w naszym rozwiązaniu do zarządzania relacjami z klientami w jego najprostszej postaci. Proste jest w porządku, ale chcę pewnej minimalnej funkcjonalności:

• Zarządzaj klientami od momentu powstania do utraty lub umowy kupna.
• Zarządzaj potencjalnymi klientami od momentu powstania do umowy aukcji.
• Zarządzaj listą od umowy aukcji do umowy sprzedaży.
• Zarządzaj stroną transakcji, kupującego lub sprzedającego, od umowy przez zamknięcie.

To są podstawowe składniki, które muszą być w moim systemie. Jeśli o nich pomyślisz, każdy z nich ma do nich pewien przypływ, i tam właśnie świeci Smuga. Przeprowadzę Cię przez każdy z tych procesów na ekranie Streak w Gmailu. Najpierw przedstawmy dwa podstawowe komponenty wyjaśnienia Streak.

• Rurociągi: To jest przepływ procesu. Każda z czterech powyższych pozycji ma logiczny przebieg od początku do końca lub następnego etapu. W Streak to jest potok. Wykresy, potoki są jak kolumny w arkuszu kalkulacyjnym, a każda kolumna kolejna faza procesu.
• Pudełka: Ten nie jest tak oczywisty, ale tak naprawdę jest prosty, jeśli myślisz o tym logicznie. Pole to wiersz w arkuszu kalkulacyjnym i może to być prawie wszystko, przez co przechodzisz przez proces. Zarządzanie kupującym prowadzi do wniosku, że Box będzie informacją Kupującego (-ami). Box staje się rekordem w bazie danych CRM, którą pokażę Wam w kolejnym kroku.

Przejdźmy do następnego kroku, w którym przyjrzymy się naszemu pierwszemu potokowi, procesowi Kupujący, procesowi wiodącemu.

02 - Potencjalni inwestorzy kierują się w stronę Gmaila

To jest pierwsze spojrzenie na potok, kolorowe, ale bardzo wyraźnie ścieżka ze strzałkami od początku do końca. Pracujemy na czele kupujących, którzy właśnie przyszli do naszego systemu, może od kierownika lub od strony internetowej. Dostępne są szablony do wyboru typu potoku, a jeden do oferty nieruchomości. Po prostu modyfikuję tę dla każdego z tych przykładów, więc to jest mój proces. Staram się zachować prosty, ale logiczny sposób śledzenia procesu.

• Ołów - właśnie wprowadziłem je do systemu.
• Kontakt - wykonałem pierwszą próbę rozmowy, może e-mail lub telefon.
• Odpowiada - rozmawiamy lub wysyłamy e-maile, ale nie mamy jeszcze kontaktu twarzą w twarz ani pokazów.
• Spotkanie lub pokazy - Wyszukaliśmy nieruchomości.
• Kontynuacja - Powrót do biura, śledzenie ich myśli na temat domów, które widzieli.
• Kontrakt w negocjacjach - Zawarliśmy umowę i negocjujemy z Sprzedawcą (-ami).
• Umowa umarła lub została zaakceptowana - umowa zmarła lub została przyjęta. Jeśli zginiemy, możemy przenieść tę perspektywę z powrotem na odpowiedni krok i kontynuować pracę z nimi.

Teraz widzimy nasze pierwsze BOX, które jest po prostu rekordem kontaktu kupującego. Możesz wpisać je bezpośrednio w wiersz pod paskiem wiodącym w ciele. Wpisałem imię "Rob K." rozpocząć. Przechodząc jednak na lewą stronę rzędu, możesz kliknąć ikonę skrzynki, aby przejść do rekordu szczegółów. Oto instrukcje dotyczące tworzenia nowego pola w widoku Pipeline. Przyjrzymy się szczegółowo rekordowi.

Na razie zauważ, że jest pod-kolumna na etapie, w którym się znajdują, i wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć na nią, aby wybrać inny etap, aby przenieść swoje pole (kupujący) do następnego etapu, w tym przypadku Kontakt. Gdy je przesuniesz, w dolnej części przesuwają się w dół po etapach, aw górnej części przesuwają się od lewej do prawej.

03 - Sprzedawca prowadzi rurociąg roboczy

Tutaj widzisz rurociąg, który ustawiłem dla potencjalnego sprzedawcy / sprzedawcy. Zaczyna się, gdy wejdą do systemu i kończą się, gdy znajdą się u mnie lub u kogoś innego. Etapy procesu są następujące:

• Ołów - Po prostu wszedł do systemu, nie podjęto jeszcze żadnych działań.
• Kontakt - wysłano wiadomość e-mail lub kontakt telefoniczny.
• Kontynuacja - Czas podczas pracy, aby uzyskać wizytówkę aukcji.
• Pierwsze spotkanie - Spotkanie jest ustalone i / lub w toku.
• Oczekiwanie - Powołanie się, oczekiwanie na decyzję od nich.
• Wystawione na Inne - Zgubiono je innemu pośrednikowi lub brokerowi. Usunie je z tego potoku, ale ich informacje pozostaną w bazach danych.
• Do listy - są one ze mną, a ja dodam je do mojego Pipeline zarządzania listami.

Dostajesz teraz przepływ. Gdy masz wiele skrzynek (prospektów) w jednym z tych potoków, zostaną one pogrupowane poniżej na odpowiednim etapie, a zobaczysz liczbę skrzynek na scenie na górze. Masz opcje sortowania, w jaki sposób ich listy wyświetlają się w dolnej części ekranu.

04 - Listowanie zarządzania potokiem w Gmailu

Gdy sprzedawca zdecyduje się wystawić na aukcję, moje pole (wpis w bazie danych) zostanie przeniesione do potoku Zarządzanie aukcjami. Zaczynasz dostrzegać wydajność tutaj, ponieważ możesz codziennie wchodzić do Gmaila i przeglądać cztery widoki potoku i widzieć wszystko, co działa i na jakim etapie procesu.

• Podpisanie Podpisano - Podpisali się na aukcji i mam zamiar nad tym popracować.
• Zbieranie danych - podczas gromadzenia dokumentów, mierzenia w domu, rejestrowania informacji o nieruchomościach w systemie MLS itp.
• Notowanie w MLS - Teraz jest na żywo w MLS, Multiple Listing Service
• Zestaw marketingowy - skonfigurowałem reklamy, jedną stronę aukcyjną, inny marketing. Nie zostaną przeniesione, dopóki nie skonfiguruję wszystkich reklam do uruchomienia.
• Bycie pokazanym - pokazanie nieruchomości, oczekiwanie na kontrakt.
• Kontrakt w negocjacjach - Kontrakt otrzymany i negocjowany z kupującym (-ami).
• Umarły kontrakt - Kontrakt nie został zaakceptowany po obu stronach, przenosząc listę aukcji z powrotem na etap Pokazany. Jeśli wygasł i zaginął, pole, a nie rekord bazy danych zostanie usunięte z potoku.
• Do Transakcji - Przeniesienie ich do Pipeline transakcji, ponieważ kontrakt jest realizowany przez obie strony.

Prowadzę te etapy szeroko, nie robiąc zbyt szczegółowych, ponieważ nie chcę długiej linii strzałek na górze. Celem jest po prostu uporządkowanie wszystkiego dzięki szybkiemu widokowi, który informuje mnie o stanie i postępie wszystkich potencjalnych klientów, ofert i następnych; transakcje. Możesz dodawać własne pola do swoich rekordów i pokazywać je w podrzędnym wierszu tuż pod strzałkami.

Następnie zobaczymy rurociąg, który prowadzi do pieniędzy!

05 - Zarządzanie transakcjami - potok dla serii w Gmailu

To jest gazociąg pieniężny, przyjmujący umowę od momentu przyjęcia przez zamknięcie. Używam tego samego dla stron kupujących i sprzedających, ponieważ etapy są szerokie i mają zastosowanie do każdej transakcji. W ten sposób tylko pojedynczy rurociąg pokazuje mi etap każdej transakcji, którą wykonuję.

• Oferta / Nego / Kontrakt - Umowa jest negocjowana, po zaakceptowaniu przez obie strony, przejdzie dalej.
• Tytuł / Ankieta / Inspekcja - Zasadniczo pierwsze rzeczy, do których wskakujemy, to zakładanie escrow, składanie wniosku o segregatora, organizowanie inspekcji itp.
• Napraw Nego. - Dzieje się to po dostarczeniu kontroli i otrzymaniu skrzynki transakcji, jeżeli kupujący lub nabywcy żądają napraw lub pieniędzy.
• Ocena / Pożyczka - Zakładając, że naprawy zostały rozwiązane, ogólnie rzecz biorąc, teraz chodzi wyłącznie o zatwierdzenie wyceny i pożyczki.
• Pre-Closing - Wiele szczegółów przed dotarciem do stołu zamykającego.
• Zamknięcie - Zamyka się dzisiaj lub jutro, a pozostawisz to tutaj, dopóki nie otrzymasz czeku prowizji.

Ten jest całkiem zrozumiały, gdy zrozumiesz, jak działają Pipelines i Boxes. Po prostu utworzę nowe pole transakcji, nazwane czymś w rodzaju "Smith Sale to Jones". Mogę wtedy zrzucić wszystkie informacje z mojego Gmaila do pudełka, aby zachować wszystko razem, by szybko się z nimi zapoznać.

06 - Kolumny z formułami

Nie widzę prowizji, zanim zobaczę czek ... przez większość czasu. Możesz jednak wykonywać obliczenia w kolumnach, która jest potężną funkcją.

Najpierw sprawdź ikonę Smuga i link na górze Gmaila. Kliknięcie tego przycisku powoduje rozwinięcie pełnego systemu pomocy, który mówi wszystko, co musisz wiedzieć, i nigdy nie opuszczasz ekranu Gmaila. Chciałem zobaczyć, jak utworzyć kolumnę z formułą, więc kliknąłem na link i znalazłem sekcję pomocy. Na obrazku widać, że istnieje kompletny samouczek do tworzenia formuł.

07 - NewsFeed i dużo więcej

Gdy pracujesz w swoich potokach, możesz kliknąć przycisk NewsFeed w prawym górnym rogu w Gmailu, a otrzymasz informacje o działaniach podjętych w związku z tymi Pipeline i Boxes. Możesz łatwo nadążyć za tym, co robiłeś z tym NewsFeed.

Dałem ci bardzo szeroki przegląd aplikacji Streak for Gmail CRM, a będziesz musiał sprawdzić wiele funkcji. Dla każdego z Twoich kontaktów, potencjalnych klientów, transakcji i transakcji istnieje bardziej rozpoznawalny widok rekordów. Klikając ikonę skrzynki w potoku, możesz przejść do tego ekranu rekordów, wprowadzić zmiany i dodatki oraz kliknąć powiązane informacje.

Spójrzmy na jeszcze jeden ekran, w jaki sposób wchodzisz w interakcje ze Streakem z e-maila w Gmailu.

08 - Dodawanie skrzynki z wiadomości e-mail w Gmailu

Jednym z najlepszych i najczęściej używanych sposobów tworzenia pola w potoku jest zrobienie tego z e-maila. Jest to szczególnie przydatne, gdy otrzymujesz nowy kontakt w wiadomości e-mail. Zobacz na obrazku, że jest teraz przycisk u góry pojedynczych Gmin, który pozwala ci stworzyć nowe pole, dodać do istniejącego pola lub edytować pole.

Załóżmy, że otrzymujesz nową wiadomość od kupującego przez e-mail. Po prostu klikasz, aby utworzyć pole, i dodajesz je do rurociągu Praca dla kupujących z nazwą potencjalnego klienta jako nazwą skrzynki. Teraz każda wiadomość e-mail otrzymana od kogokolwiek związanego z działaniem tego kupującego, możesz po prostu użyć tego procesu, aby dodać je do pola kupującego w przygotowaniu. Teraz przypomina bardziej prawdziwe pudełko z plikami, ponieważ zawiera wiele powiązanych elementów.

To także świetne narzędzie w Pipeline Transakcji. Gdy otrzymujesz e-maile od innego agenta, firmy tytułowej i innych, po prostu dodajesz je do pola transakcji.

Jest o wiele więcej, ale to zawinie artykuł. Baw się dobrze i sprawdź, jak Streak ma na zawsze darmową opcję.

09 - Monitorowanie poczty e-mail jako CRM i narzędzie prawne

Bonus od Streak to funkcja śledzenia poczty e-mail. Obraz pokazuje historię otwierania aktualnie wyświetlanego e-maila. Otrzymasz również powiadomienia o wiadomościach e-mail, które otwierają się jako pop-out, jeśli chcesz. Chciałbym wiedzieć, że moje e-maile zostały odebrane i otwarte, szczególnie w transakcjach.

W końcu CRM dotyczy zarządzania relacjami, a częścią tego jest świadomość, że przechodzisz do kontaktów e-mail. Może się to również przydać w przyszłości, jeśli zleci ci sąd, aby pokazać, że informacje lub dokumenty zostały dostarczone w odpowiednim czasie. Nie chodzi tylko o to, że robisz coś źle. Wcześniejszych klientów prosił mnie, abym dostarczył im dokumentację o e-mailach dotyczących działań, w które są zaangażowani, a które nie mają ze mną nic wspólnego.

Prawdziwy przykład życia dotyczy budowniczego z państwowego klienta, który kupił działkę w górach z zamiarem budowy domu spokojnej starości. Obszar ten był zaangażowany w przeszłości w spory z powiatem, dotyczące tego, czy zostało ono prawnie podzielone, czy też nie. Każda zmiana w prokuraturze wydawała się generować nową rundę kontrowersji.

W ramach należytej staranności dla klienta, stwierdziłem, że istniał dwuletni list od prokuratora okręgowego stwierdzający, że nieruchomość zostanie uznana za legalną i jeżeli zostanie złożony wniosek o pozwolenie na budowę. Poprosiłem o nowy list, mimo że był to ten sam adwokat. Po krótkim pomruku wydano nowy list. Wysłałem kopię do mojego klienta, informując, że dokument, na który czekaliśmy, został dostarczony, abyśmy mogli przejść do kolejnego etapu zakupu.

Dwa lata później, wraz z innym prokuratorem okręgowym, złożył wniosek o pozwolenie na budowę i odmówiono mu. Skontaktował się z moim obrońcą nieruchomości w celu uzyskania pomocy. Adwokat skontaktował się ze mną, aby zapytać, czy istnieje jakakolwiek dokument potwierdzający, że polegaliśmy na liście przy dokonywaniu zakupu. Podniosłem e-mail ze śledzeniem, a powiat wydał zezwolenie. Śledzenie wiadomości e-mail to tylko dobra praktyka biznesowa.