Wybierz swój temat i lokalizację
Ten krok przedstawia dwie zmienne, które Twoi odbiorcy będą chcieli poznać przed wszystkim innym.
"Gdzie i dlaczego" spotkania od razu wpłynie na to, kto zostanie zaproszony i czy będzie uczestniczyć.
Miejsce, które wybierasz, wpływa na ogólne spotkanie i wpływa na innych decyzje, które będziesz musiał podjąć podczas planowania wydarzenia.
Zidentyfikuj uczestników
Dużą częścią prowadzenia skoncentrowanego i produktywnego spotkania jest unikanie rozpraszania uwagi, a to oznacza ograniczanie zaproszeń do najważniejszych decydentów. W kulturze korporacyjnej istnieje tendencja do włączania wszystkich podmiotów powiązanych w komunikację, ale można zwiększyć produkcję poprzez wyeliminowanie współpracowników, którzy mogą spowalniać postęp przy nieważnych dyskusjach. Zamiast zapraszać uczestników bez prawa głosu, zachęcaj kluczowych uczestników, aby porozmawiali ze swoimi podwładnymi przed przybyciem na spotkanie.
Oferuj trzy daty i godziny
Uważaj na pytania dotyczące dostępności każdego uczestnika. Łatwo jest otworzyć "skrzynkę Pandory" na problemy, jeśli chodzi o planowanie korzystnej dla obu stron daty spotkania.
Jednym ze sposobów uniknięcia tego jest zaproponowanie kilku dat i godzin, a następnie poproś każdą osobę, która z nich działa najlepiej. Jeśli masz szczęście, to jedna z dat pasuje do wszystkich. Jeśli nie, nie bój się pytać o wartości odstające, jeśli potrafią dostosować swój kalendarz tak, aby pomieścić większość.
Utwórz plan podróży
Istotne jest ustalenie harmonogramu tematów, które będą omawiane wraz z tym, kto poprowadzi każdy segment spotkania.
Planiści mogą potrzebować porady od najlepszych menedżerów, aby dokładnie stworzyć plan podróży. Po ukończeniu pierwszego projektu należy go przekazać grupie do zatwierdzenia.
Porozmawiaj o potrzebach związanych z prezentacją
Istnieje wiele różnych sposobów przedstawiania pomysłów grupie, a każdy zaplanowany mówca będzie miał własne preferencje. Funkcje PowerPoint, dostęp do Internetu i białe tablice to tylko niektóre elementy, które możesz potrzebować. Bądź proaktywny, prosząc o te szczegóły, i kontynuuj, aby potwierdzić je kilka dni przed spotkaniem.
Zaplanuj catering
Kluczem do zamawiania jedzenia na małe spotkania jest utrzymanie funkcjonalności menu. Nie chcesz, aby catering kolidował z jakimkolwiek aspektem biznesu, więc unikaj zbyt formalnych posiłków, jeśli to możliwe. Jeśli zostaniesz poproszony o lunch, postaraj się zarezerwować sąsiedni pokój na posiłek, aby uczestnicy mogli wrócić do spotkania tak szybko, jak to możliwe.
Wyślij ostateczne szczegóły
Około 7 dni przed wydarzeniem, chcesz wysłać ostateczną kopię planu podróży i dane do każdego uczestnika. Powinno to obejmować wszystko, co zostało zamówione na dany dzień. Uwzględnij także wskazówki, informacje o parkowaniu, numery pokoi i kontakty alarmowe.
Jeśli pracujesz z menedżerami, skopiuj także ich asystentów administracyjnych w wiadomości e-mail.
Dzień spotkania
Planując spotkanie, Twoim zadaniem jest upewnić się, że wydarzenie zostanie pomyślnie rozpoczęte. Oczywiście, będziesz chciał przybyć na miejsce wcześniej, aby sprawdzić pokój i spotkać się z koordynatorami ds. Cateringu i A / V. W zależności od lokalizacji możesz również opublikować oznakowanie , aby wszyscy trafili do pokoju.
I masz to - osiem względnie prostych kroków do zaplanowania udanego małego spotkania.
Wykonanie każdego kroku oczywiście wymaga czasu i staranności z twojej strony, ale przekazanie swoich planów uczestnikom to połowa sukcesu. Im więcej osób wie, czego można się spodziewać po spotkaniu, tym lepiej przygotują się do pracy.