Niezbędne wskazówki dotyczące planowania wydarzeń, aby uniknąć katastrofalnego wydarzenia specjalnego
Ale jeśli chodzi o planowanie wydarzeń, kompetentny menedżer wydarzeń zawsze będzie starał się złagodzić prawo Murphy'ego, rozpoznając potencjał sytuacji, w których sytuacja może się skończyć i odpowiednio zaplanować.
Jako menadżer wydarzeń, Twoim obowiązkiem jest upewnić się, że wydarzenie specjalne Twojego klienta działa sprawnie i przy użyciu jak najmniejszej ilości problemów, jak to tylko możliwe.
W prawdziwym świecie nie jest możliwe objęcie wszystkich możliwości, ale przynajmniej należy zdawać sobie sprawę z krytycznych błędów planowania zdarzeń, których każdy menedżer zdarzeń musi unikać.
Ostrzegany jest przedramieniem, więc zagłębij się w pięć podstawowych wskazówek, które mogą pomóc w uniknięciu katastrofy podczas kolejnego zaplanowanego wydarzenia.
- Zła komunikacja - jest to prawdopodobnie najczęstszy błąd popełniany przez niedoświadczonych organizatorów wydarzeń i należy go unikać za wszelką cenę. Zła komunikacja (jak w przypadku nieporozumienia lub braku komunikacji) może oznaczać katastrofę. Zła komunikacja jest często wynikiem braku dbałości o szczegóły, szczególnie jeśli chodzi o listę kontrolną zdarzeń. Niezwykle ważne jest, aby skutecznie komunikować się zarówno z wewnętrznym zespołem eventowym, jak iz dostawcami. Podczas gdy nie chcesz mikromanować wszystkich, musisz wiedzieć, kto co robi i kiedy upewnić się, że wszyscy zaangażowani wiedzą, czego się od nich oczekuje i dotrzymują wyznaczonego planu lekcji.
- Słabe lub brakujące plany awaryjne - istnieje duża szansa, że przynajmniej niektóre rzeczy pójdą źle w dniach i godzinach poprzedzających Twoje wydarzenie. Co gorsza, niektóre rzeczy prawdopodobnie pójdą źle podczas specjalnego wydarzenia. To normalne i należy się tego spodziewać. Profesjonalny planista wydarzeń myśli z wyprzedzeniem, identyfikuje, co może pójść nie tak i ma dobry plan awaryjny. Na przykład, co jeśli twój system rejestracyjny źle funkcjonuje w dniu imprezy? Co się stanie, jeśli skończy Ci się jedzenie, ponieważ pojawią się dodatkowe osoby? Co się stanie, jeśli mówca główny nie pojawi się lub spóźni się? Jeśli zdarzyłoby się coś takiego, czy byłbyś w stanie sobie z tym poradzić? Innymi słowy, czy miałbyś plan B?
- Niewystarczający transport - czy jesteś absolutnie pewien, że transport, który zorganizowałeś, aby delegatów i prezenterów do i ze swojego wydarzenia był odpowiedni? Sprawdź się w ciągu tygodni poprzedzających twoje wydarzenie, a także w dniu imprezy, czy wszystkie wymagania transportowe są odpowiednio spełnione. Musisz myśleć w kategoriach przygodności. Co się stanie, jeśli pojazd zepsuje się rano w dniu imprezy? Czy masz dostęp do alternatywnego transportu?
- Brak wyraźnego oznakowania - nic nie jest bardziej frustrujące dla osób biorących udział w specjalnym wydarzeniu, niż zmieszanie z miejscem, w którym odbywa się następna prezentacja. Unikaj tego, upewniając się, że wyświetlasz odpowiednie oznakowanie, które jest łatwe do odczytania i zrozumienia. Lepiej wyjść za burtę i mieć zbyt wiele oznak niż ryzykować utratę uczestników i ciągle pytać o drogę.
- Niewystarczający personel pod ręką - w dniu imprezy specjalnej prawdopodobnie będziesz mieć do czynienia z dużą liczbą uczestników. Nie popełnij błędu polegając na jednej lub dwóch osobach, aby poradzić sobie z pytaniami lub wątpliwościami delegatów. Upewnij się, że masz dużą liczbę uczestników, a przede wszystkim upewnij się, że pomiędzy zespołem planowania wydarzeń a personelem dostarczanym przez sprzedawców, odpowiednio obsłużysz swoje wydarzenie.
Oprócz myślenia i planowania na przyszłość, co może pójść nie tak, aby zapewnić sprawne i udane wydarzenie, najlepszą zasadą jest zawsze sprawdzanie i podwójna kontrola.