Katastrofy mogą mieć wpływ na każdy biznes.
Jeśli uważasz, że Twoja firma jest zbyt mała, aby być zagrożonym, pomyśl jeszcze raz. Jeśli rozważymy tylko zakłócenia w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego, aż 43 procent cyberataków skierowane jest w szczególności do małych firm. I to nie bierze pod uwagę wszystkich innych rodzajów katastrof, które mogą zatrzymać twój biznes w jego ślady. Wiedząc, że ponad 40 procent firm nigdy nie zostanie ponownie otwartych po wystąpieniu katastrofy, trudno jest spierać się o stanowisko, które należy zaplanować na przyszłość, aby było nie do pomyślenia. Jako właściciel firmy musisz dokładnie wiedzieć, co zrobić, aby szybko przywrócić swój biznes do działania, jeśli wydarzy się coś strasznego. Tutaj pojawia się plan ciągłości działania.
Co to jest plan ciągłości działania?
Plan ciągłości działania proaktywnie określa kroki, które podejmiesz w swojej firmie, aby odzyskać (i w niektórych przypadkach zapobiec) występujące klęski. Celem jest przeanalizowanie potencjalnych zagrożeń, zidentyfikowanie najważniejszych obszarów działalności, na które najpierw należy się skoncentrować, oraz wyraźne wskazanie, co powinno się stać, aby uniknąć utraty przychodów lub trwałego zakłócenia działalności.
Skuteczny plan ciągłości działania powinien zawierać następujące informacje:
- Podsumowanie najważniejszych procesów i funkcji biznesowych.
- Dokładna analiza potencjalnych zagrożeń, które mogą zakłócić działalność biznesową.
- Lista informacji o kontaktach awaryjnych na miejscu i poza nim.
- Wewnętrzne i zewnętrzne strategie komunikacyjne.
- Identyfikacja zespołu naprawczego i obowiązki każdej osoby
- Wyczyść instrukcje dostępu i przywracania danych pochodzących z odzysku poza siedzibą.
- Identyfikacja tymczasowych biur lub lokalizacji.
- Dziennik zmian, który podsumowuje aktualizacje wykonane w planie i kiedy zostały wykonane (w celu kontroli wersji).
Kto tego potrzebuje?
Każda firma, duża i mała, powinna poświęcić trochę czasu na stworzenie planu ciągłości działania. Złożoność planu zależy od wielkości, rodzaju i lokalizacji firmy, ale jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz mieć plan, który określa, co zrobisz, jeśli coś zagraża twoim działaniom.
Dobrze opracowany plan ciągłości działania może chronić każdy aspekt Twojej firmy - dane, fizyczną lokalizację firmy i wyposażenie, personel, zasoby i kapitał intelektualny. Jeśli twoja firma staje w obliczu zakłóceń i nie masz planu ciągłości działania, aby złagodzić szkody, możesz stracić przychody, niezbędny personel, konkurencyjność w branży, a nawet pozytywną opinię publiczną. Najważniejsze jest to, że plan ciągłości jest tak samo ważny jak inne rodzaje biznes planów , więc powinieneś mieć taki, który chroni twoją firmę, jeśli jej potrzebujesz.
7 wskazówek dotyczących tworzenia i korzystania z planu ciągłości działania
Teraz, gdy już omówiliśmy znaczenie planu ciągłości działania, nadszedł czas, aby zacząć go tworzyć.
Wymienione poniżej porady usprawnią proces i pomogą w stworzeniu najbardziej efektywnego planu ciągłości biznesowej:
- Użyj szablonu : wszystkie plany ciągłości działania mają podobne informacje, więc możesz zaoszczędzić sobie dużo czasu, pobierając szablon ciągłości działania, a następnie dostosowując go do swojej firmy. Daj sobie szansę, pobierając i aktualizując ten szablon z FEMA, lub ten na TechTarget.
- Ułatwienie wykonania: Jeśli Twój plan ciągłości działania jest chaotyczny i dezorientujący, przydatność i zdolność do wykonania w odpowiednim czasie będą ograniczone. Ułatwia zrozumienie i wykonanie dzięki dołączeniu jasnych instrukcji krok po kroku lub list kontrolnych, które dokładnie określają, co należy zrobić. Możesz także ułatwić wykonywanie zadań za pomocą pomocy wizualnych, takich jak wykresy, diagramy i wykresy, aby zademonstrować niezbędne działania.
- Podaj szacunkowy czas przywracania: Plan ciągłości działania obejmuje przedstawianie założeń i szacunków dotyczących tego, co może się wydarzyć, co należy zrobić i ile czasu zajmie odzyskanie. Jednym ze sposobów zapewnienia, że masz wystarczająco dużo czasu, aby przywrócić firmę na właściwe tory, jest dodanie dodatkowego czasu przywracania do działania. To może dać Twojemu biznesowi niewielki pokój oddechowy w fazie zdrowienia.
- Przetestuj to dokładnie: unikaj tworzenia planu ciągłości działania i po prostu mając nadzieję na najlepsze. Powinieneś przetestować to i zaplanować kilka run-throughs, aby upewnić się, że wszystkie najbardziej krytyczne obszary biznesowe zostały odpowiednio włączone i zaplanowane.
- Regularnie aktualizuj informacje : nie pozwól, aby twój plan siedział i zbierał kurz. Jeśli zainwestujesz czas na stworzenie planu ciągłości działania, powinieneś poświęcić niezbędną ilość czasu, aby upewnić się, że jest on dokładny. Zaplanuj regularne kontrole (przynajmniej co sześć miesięcy), aby przejrzeć i zaktualizować wszystkie informacje zawarte w dokumencie, w tym dane osobowe, dane kontaktowe, lokalizacje i strategie.
- Podziel się nim z kluczowym personelem: Każdy, kto ma obowiązki w planie ciągłości działania, powinien być ich świadomy i mieć jasne zrozumienie ról, które będą odgrywać w realizacji planu. W wielu przypadkach ma sens również aktualizowanie innych pracowników na szerszym poziomie, aby mogli wskoczyć i pomóc w razie potrzeby.
- Przeprowadzić szkolenia w celu wsparcia planu: Właściwe wykonanie planu ciągłości działania może wymagać, aby niektórzy pracownicy przekroczyli swoje codzienne obowiązki, aby wykonać dodatkowe zadania. Upewnij się, że poświęcasz czas na wyszkolenie każdego z tych pracowników w zakresie tego, co powinni zrobić, więc nie ma luki w wiedzy, jeśli plan musi zostać wdrożony.
Po utworzeniu planu ciągłości działania powinieneś również opracować plan przywracania po awarii , który możesz wykonać, aby przywrócić działanie systemu po wystąpieniu awarii.