Spraw, by zapisy w serwisie eBay były łatwe dzięki funkcjom PayPal
Jeśli jesteś sprzedawcą w serwisie eBay przez jakiś czas, wiesz już, że PayPal to świetny sposób na akceptowanie płatności online - jest szybki, łatwy, a system PayPal prowadzi skrupulatne zapisy transakcji zrealizowanych w ten sposób. W rzeczywistości możesz uzyskać dostęp do tych transakcji w wygodnym formacie arkusza kalkulacyjnego, aby usprawnić swoje praktyki księgowe - niezależnie od tego, czy jesteś kupującym, sprzedawcą czy oboma, nie musisz bezpośrednio korzystać z witryny PayPal, aby uzyskać dostęp do rekordu każda transakcja.
W połączeniu z programem do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, takim jak Excel, ta funkcja PayPal może sprawić, że księgowi dla małych i średnich ilości kupujących i sprzedających będą stanowić kawałek tortu - zwłaszcza jeśli ostrożnie korzystasz z systemu PayPal w przypadku większości transakcji.
Korzystanie z Excela w celu uzyskania dostępu do rekordów PayPal
System PayPal udostępnia bazę danych swoich transakcji w formacie nazywanym CSV lub "wartościami oddzielonymi przecinkami". Większość aplikacji do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel, Quattro Pro lub OpenOffice.org Calc - te same, których możesz używać do równoważenia swojej książeczki czekowej lub podatków - są w stanie odczytać i importować pliki zapisane w tym formacie.
Ponieważ PayPal może tworzyć dla Ciebie pliki CSV w oparciu o zakresy dat, możesz użyć systemu PayPal do generowania szybkich, dokładnych, kompletnych informacji księgowych (w tym opłat PayPal, kosztów wysyłki i obsługi oraz innych szczegółów) dotyczących transakcji w serwisie eBay, które możesz następnie przechowywać. na własnym komputerze i manipulować w aplikacji arkusza kalkulacyjnego, na przykład, sortować według typu transakcji lub uzyskać szybkie sumy w celach podatkowych.
Tworzenie pliku CSV za pomocą PayPal
Aby utworzyć plik CSV z transakcjami PayPal, zaloguj się w witrynie PayPal, tak jak normalnie wyświetlałbyś swoje konto. Po zalogowaniu i wyświetleniu domyślnej strony "Moje konto" wykonaj następujące kroki:
- Kliknij "Historia". Kliknij niebieskie i białe łącze "Historia" w górnej środkowej części strony. (Podpowiedź: znajduje się po prawej stronie linku "Wypłać").
- Wybierz zakres dat. Użyj narzędzi w górnej części strony, aby wybrać zakres dat dla transakcji do wyświetlenia. Możesz wybrać typowe żądania, takie jak "Ostatni tydzień" (dla wszystkich transakcji w ciągu poprzednich siedmiu dni) lub "Ostatni miesiąc" (dla wszystkich transakcji w ciągu ostatnich 30 dni) lub możesz wybrać określony zakres dat.
- Kliknij link "CSV". Kliknij link "CSV" po prawej stronie słowa "Pobierz:" w prawym górnym rogu obszaru wyświetlania. Pojawi się okienko z prośbą o wybranie formatu pobierania.
- Kliknij przycisk "Pobierz". Bez zmiany typu pliku z "CSV" kliknij żółty przycisk "Pobierz". System PayPal zatrzyma się na kilka chwil, aby uzyskać dostęp do swojej bazy danych przed wysłaniem do przeglądarki pliku o nazwie Downoad.csv. Zapisz to na swoim pulpicie, aby uzyskać łatwy dostęp.
Zaawansowani użytkownicy czytający ten artykuł mogą już wiedzieć, co dokładnie chcą zrobić z danymi na tym etapie - jeśli to Ty, możesz pobrać do innych formatów (takich jak formaty Quicken lub Quickbooks) lub odejść od poniższych procedura.
Importowanie plików CSV do Excela
Po pobraniu pliku CSV zawierającego wybrane transakcje i plik został zapisany na pulpicie, wykonaj następujące kroki, aby załadować plik do programu Excel.
- Uruchom program Excel. Jeśli plik CSV na twoim pulpicie wygląda już jak plik Excel (tzn. Ikona reprezentująca plik wygląda tak samo, jak ikony, które zwykle widzisz dla plików Excel), możesz po prostu dwukrotnie kliknąć plik, aby go otworzyć i vóila- Jesteś skończony! Wielu użytkowników odkryje jednak, że plik CSV nie otwiera się automatycznie w programie Excel po dwukrotnym kliknięciu ikony. Jeśli to Ty, użyj menu Start, aby uruchomić aplikację Excel.
- Wybierz menu "Plik", a następnie wybierz "Otwórz". Po otwarciu aplikacji Excel kliknij menu "Plik" w lewym górnym rogu okna i wybierz opcję "Otwórz" z listy opcji. Powinieneś powitać mniejsze okno dialogowe oznaczone "Open", które pokazuje pliki w twoim systemie komputerowym.
- Wybierz swój pulpit. W ostatnich wersjach programu Excel można to zrobić, klikając ikonę "Pulpit" po lewej stronie okna dialogowego "Otwórz". W starszych wersjach programu Excel kliknij listę rozwijaną Lokalizacja u góry okna i wybierz "Pulpit" z długiej listy miejsc, które się pojawią.
- Ustaw typ pliku na "Wszystkie pliki". Kliknij listę rozwijaną "Pliki typu" u dołu okna i zmień typ pliku z "Pliki Excel" na "Wszystkie pliki". Spowoduje to wyświetlenie w oknie dialogowym "Otwórz" plików CSV na pulpicie.
- Kliknij dwukrotnie plik "Pobierz". Zlokalizuj plik CSV (zwany "Pobierz" lub "Pobierz.csv" w zależności od wersji systemu Windows - może być konieczne przeszukanie listy wszystkich plików na pulpicie) na liście plików wyświetlanych w oknie dialogowym "Otwórz" i kliknij go dwukrotnie.
To wszystko! Powinieneś zobaczyć uporządkowaną, możliwą do sortowania listę wszystkich ostatnich transakcji PayPal w Excelu. Jeśli znasz już program Excel, powinieneś być w stanie wykorzystać te informacje w dokumentacji finansowej natychmiast do przetwarzania, filtrowania, aranżowania, wyszukiwania lub innej manipulacji zapisami PayPal.
Zauważ też, jak wspomniano na początku tego artykułu, że podobne kroki można wykonać, aby zaimportować twoje zapisy PayPal do OpenOffice.org lub Quattro Pro. Wystarczy zaimportować aplikację do arkusza kalkulacyjnego lub otworzyć plik "CSV" lub "wartości rozdzielone przecinkami".
Na koniec pamiętaj, że jeśli chcesz nadal korzystać z tych informacji, prawdopodobnie powinieneś zapisać je ponownie w standardowym formacie Excela (lub jakimkolwiek standardowym formacie używanym w arkuszu kalkulacyjnym) dla wygody. Aby to zrobić, kliknij menu "Plik" w lewym górnym rogu okna programu Excel i wybierz opcję "Zapisz jako". Następnie wybierz "Skoroszyt Microsoft Excel" z rozwijanej listy "Zapisz jako typ" u dołu okna dialogowego "Zapisz jako", które się pojawi.
Szczęśliwa księgowość!