Niech to będzie krótkie, ale zachęcające
Mim Carlson i Tori O'Neal-McElrath, autorzy Winning Grants, Step by Step , wskazują, że list motywacyjny powinien:
- przedstawić swoją organizację właściwej osobie;
- zapewnić fundatora, że projekt ten ma wsparcie Twojej rady dyrektorów ;
- i podać, o co prosisz ... ile i za co.
Kiedy dołączasz list motywacyjny?
Użyj listu przewodniego dla propozycji dla korporacji i fundacji, ale nie dla federalnych lub państwowych wniosków o dotacje. Ci darczyńcy chcą tylko tego, o co proszą. Rzadko proszą o list motywacyjny.
Atrybuty dobrego listu motywacyjnego
Twój list motywacyjny powinien być:
- krótki
- szybko dojść do sedna
- Powinny nie tylko powtórzyć informacje zawarte we wniosku
- powinien powiedzieć czytelnikowi, jak dobrze rozumiesz darczyńcę i jak twój grant spełnia wymagania fundatora
Beverly A. Browning, autorka Grant Writing for Dummies , sugeruje, że piszesz list motywacyjny po ukończeniu całej propozycji i kiedy jesteś w refleksyjnym nastroju. Browning mówi:
"Kiedy weźmiesz pod uwagę swoje wielkie osiągnięcie (gotową prośbę o dofinansowanie), pozwól kreatywnej, prawej stronie twojego mózgu wejść i połącz swoje poczucie spełnienia z osobą, która pomoże ci zrealizować twoje plany."
Formatowanie listu motywacyjnego
Postępuj zgodnie z tymi podstawami i nie możesz popełnić błędu:
- Użyj nagłówka firmowego organizacji. Umieść tę samą datę na liście przewodnim na wypełnionym wniosku o dotację. To jest data wysłania wniosku o dotację do koncesjodawcy. Użycie tej samej daty powoduje, że wszystkie dokumenty w pakiecie propozycji są spójne.
- Aby uzyskać adres wewnętrzny (znajdujący się u góry litery), użyj imienia i nazwiska fundacji lub osoby kontaktowej firmy, a następnie nazwy źródła finansowania, adresu, miasta, województwa i kodu pocztowego. Dokładnie sprawdź te informacje za pomocą połączenia telefonicznego lub e-maila. Takie informacje często się zmieniają, więc upewnij się, że masz aktualną nazwę i adres. Ponadto, po przesłaniu elektronicznego wniosku o dofinansowanie , możesz nie znać konkretnej nazwy.
- W swoim pozdrowieniu użyj "Drodzy" oraz osobistego tytułu (Pan, Pani, Pani, Dr, Panowie itp.), Po którym następuje nazwisko. Bardzo ważne jest, abyś skierował list do konkretnej osoby. Zadzwoń do fundacji lub biura firmy, aby upewnić się, że masz właściwą osobę i właściwy tytuł osobisty. Te szczegóły mogą wydawać się nieistotne, ale mają znaczenie.
- Twój pierwszy akapit powinien być krótki i skupiony. Przedstaw swoją organizację (jej prawną nazwę) i powiedz pożyczkodawcy, ile pieniędzy żądasz i dlaczego. Dołącz zdanie lub dwa o tym, co robi Twoja organizacja, a następnie dołącz jeden punkt oparty na badaniach, który pokazuje, że istnieje potrzeba działania Twojej organizacji.
- Napisz jeszcze jeden lub dwa krótkie akapity. Podaj cel swojego projektu i jego zgodność z misją funduszu lub priorytetami finansowania. Dołącz fakt, że Twój zarząd w pełni wspiera projekt.
- Zakończ swój list podsumowaniem akapitu. Dodaj, co to partnerstwo finansowe może oznaczać dla docelowych odbiorców twojego projektu. Możesz również dołączyć zaproszenie do wizyty na stronie.
- Użyj zamknięcia, na przykład "Z poważaniem".
- List powinien być podpisany przez dyrektora wykonawczego lub prezesa zarządu, lub jedno i drugie. Pod podpisem wpisz imię i nazwisko osoby podpisującej, środkowy inicjał, nazwisko i stanowisko. Chociaż ED lub przewodniczący zarządu powinni podpisać list, należy podać dane kontaktowe najlepszej osoby, aby odpowiedzieć na pytania na końcu ostatniego akapitu.
- W dolnej części litery umieść słowo "OBUDOWA" (we wszystkich wersjach).
Jak długo powinien być list motywacyjny?
Większość ekspertów sugeruje ograniczenie listu motywacyjnego do jednej strony z trzema lub czterema akapitami. Ponieważ czytelnik ma całą propozycję przeorania, nie chcesz sprawić, by był niecierpliwy, czytając długi list motywacyjny.
Ton i szczegóły listu motywacyjnego mogą się różnić w zależności od tego, czy zaproszono Cię do złożenia pełnej propozycji po przesłaniu listu z zapytaniem (LOI) , czy też ten projekt jest pierwszym podejściem Twojej organizacji do tej konkretnej fundacji.
Przykładowy list motywacyjny
Mary Smith, PhD
Oficer programowy
Fundacja Społeczności
4321 Common Lane
Niektóre miasta, YZ 55555
Drogi Smith:
Starsze Centrum Some City z szacunkiem prosi o grant w wysokości 50 000 USD na nasz projekt pilotażowy Senior Latino Community Outreach.
Jako największe centrum seniorów w Any County, obsługujące ponad 450 seniorów każdego dnia, jesteśmy świadomi zmieniających się danych demograficznych w naszym obszarze usług. Jesteśmy zaangażowani w rozwój i adaptację naszego centrum, aby sprostać nowym potrzebom. Projekt pilotażowy Senior Latino Community Outreach umożliwi nam pilotowanie rocznych wysiłków mających na celu sprawdzenie, czy nasz ośrodek może skutecznie:
- zapewniają szeroki dostęp do usług zdrowotnych i socjalnych seniorów w społecznościach latynoskich obsługiwanych przez nasze centrum, oraz
- podnieść i w pełni zintegrować kompetencje kulturalne zarządu, personelu i wolontariuszy w Senior Center w Some City.
Nasza rada dyrektorów entuzjastycznie podchodzi do tego programu i pragnie go uruchomić, abyśmy mogli stać się najbardziej integracyjnym i kulturalnym centrum dla seniorów we wszystkich naszych społecznościach, które potrzebują tych usług. Jeśli pod koniec naszego roku pilotażowego okaże się, że program ten jest rzeczywiście udany, nasza rada zobowiązała się do włączenia części rocznych wydatków projektu do naszego rocznego budżetu operacyjnego, aby program stał się integralną częścią naszych podstawowych usług. .
Dzięki temu projektowi Centrum stanie się podstawowym poleceniem wydanym przez Health Access Latinos, Families of Any County oraz trzy kliniki społeczne w promieniu piętnastu mil od naszego centrum. Przyjmujemy również skierowania seniorów hiszpańskojęzycznych z jakiejkolwiek innej agencji wspólnotowej w naszym bezpośrednim obszarze usług.
Dziękujemy za rozpatrzenie naszej prośby. W przyszłym tygodniu skontaktujemy się z Tobą, aby odpowiedzieć na wszelkie Twoje pytania, a także dowiedzieć się, czy możemy spotkać się z Tobą, aby omówić zalety naszej propozycji. W międzyczasie, jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z Connie Jones, naszym dyrektorem ds. Rozwoju, pod adresem (555) 555-5555, x555 lub cjones@scsc.org.
Z poważaniem,
Jane Lovely
Dyrektor wykonawczy
ZAŁĄCZNIK
* Odtworzenie listu (z modyfikacjami) za pozwoleniem Winning Grants, Step by Step , drugie wydanie, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 sposoby, aby zepsuć swój list motywacyjny
- Pisanie za dużo. List motywacyjny nie jest rozprawą, ani nie jest pełną propozycją. Zachowaj krótki i na temat Wskazówka: Poproś kogoś o przeczytanie. Czy oni to rozumieją?
- Używanie wielkich słów . Jeśli byłeś na studiach, nauczyłeś się pisać w skomplikowany sposób. Nie rób tego tutaj. Nie próbujesz zaimponować komuś swoją erudycją. Chcesz tylko przedstawić swoją sprawę tak naturalnie, jak to możliwe. Jeśli nie wiesz, kiedy komplikujesz pisanie, użyj aplikacji takiej jak Hemingway. Powie Ci, kiedy twoje zdania są trudne do odczytania, a kiedy jesteś zbyt rozwlekły.
- Dokonywanie błędów gramatycznych . Jeśli nie jesteś pewien gramatyki, nie ryzykuj. Użyj sprawdzania gramatyki w WORD, a także uruchom swój projekt za pomocą aplikacji, takiej jak Grammarly. Dostępna jest darmowa wersja, ale płatna wersja wykracza daleko poza typowe niezbędne sprawdzanie gramatyki.
Jak wyróżnić swój list motywacyjny?
Przykro mi to mówić, ale twoja propozycja dotacji może być pośród setek lub tysięcy, jaką typowa fundacja zobaczy w ciągu przeciętnego roku. Twój list motywacyjny może zrobić różnicę w wycięciu do następnego kroku w kierunku finansowania. Ale jak możesz to wyróżnić?
Cóż, nie próbuj niczego "słodkiego". Urzędnicy Fundacji nie będą pod wrażeniem. Ale możesz dołączyć akapit o tym, dlaczego twoja organizacja jest tą, która najlepiej może wykonać tę misję. Ankietuj swoje organizacje konkurencyjne i oceń, jak i gdzie jesteś najlepszy. Może to zależeć od siły twojego personelu i wolontariuszy, od twoich doświadczeń z tym konkretnym problemem lub od wsparcia twojej społeczności.
Nie musisz wymieniać nazwisk konkurentów ani ich krytykować. Podkreśl swoje mocne strony. Byłby to dobry czas na konsultacje z innymi w biurze. Przyciągnij kilka osób do siebie i wymyśl, w jaki sposób wyróżnia się Twoja organizacja non-profit.
Zasoby:
Opowiadanie dla Grantseekers , drugie wydanie, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Kup od Amazon.
Wygrywanie grantów Krok po kroku: Kompletny skoroszyt do planowania, opracowywania i pisania udanych propozycji, wydanie 4, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Kup od Amazon
Grant Writing for Dummies , wydanie 5, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Kup od Amazon
Powrót do tego, jak napisać propozycję dofinansowania.