Planowanie, kontrola i ocena wydajności
Planowanie
Budżet jest narzędziem planującym, niezbędnym do zbudowania struktury dla Twojej firmy i jej finansów. Łącząc wcześniejsze trendy z realistycznymi prognozami na rok fiskalny, budżet zapewnia szczegółowy obraz aktywów, realistyczne oczekiwania co do przychodów i ich równowagę w stosunku do przewidywanych wydatków.
Budżety pomagają również w ustalaniu celów i ustalaniu priorytetów. Budżet powinien określać, skąd będą pochodziły środki finansowe, aby zrealizować nowe strategie i ile przychodów można wygenerować dzięki skutecznemu wdrażaniu strategii. Elementy zamówienia, które generują najwięcej środków lub generują największy przychód, są zazwyczaj elementami o wysokim priorytecie i mogą być dobrym przypomnieniem ogólnej strategii podczas podejmowania decyzji.
Efektywny budżet powinien rozkładać przychody i przewidywane wydatki według miesięcy lub kwartałów, a w zależności od wielkości firmy powinien zawierać oddzielne budżety dla każdego działu.
Te budżety departamentów również powinny być rozbite na miesiące lub kwartały, a zbiorowo będą zbierać się w celu utworzenia głównego budżetu .
Firmy, które w dużym stopniu polegają na sezonowych przychodach ze sprzedaży, są dobrym przykładem tego, dlaczego budżet jest tak ważny. Jeśli w miesiącach czerwcu, lipcu, sierpniu i grudniu generuje zazwyczaj 75% przychodów Twojej firmy, Twój budżet pozwala planować z wyprzedzeniem, dzięki czemu uzyskasz najlepszą strategię skutecznego dystrybuowania tych przychodów w ciągu całego okresu rok podatkowy.
Planowanie powinno również uwzględniać długoterminowe potrzeby. Na przykład, jeśli spodziewasz się dużego wydatku o rok lub dwa na modernizację komputera, dobrze jest zacząć z góry budżetować ten wydatek.
Ocena
Oprócz istotnej roli w procesie planowania, budżety są niezbędne do oceny wyników Twojej firmy w ciągu roku podatkowego. Część budżetu odpowiedzialnie śledzi rzeczywiste dochody i wydatki oraz porównuje je z budżetem. Pomaga to zapewnić, że Twoja firma trzyma się swoich planów, ale budżetowanie oferuje również ważny sposób identyfikowania problemów i możliwości.
Na przykład, jeśli sprzedaż w pierwszym kwartale będzie niższa niż zakładana w budżecie, będziesz wiedzieć, że prawdopodobnie będziesz musiał znaleźć wydatki, aby obniżyć koszty później w roku finansowym, aby pozostać opłacalnym. Bardziej pozytywnym przykładem może być sprzedaż nowego produktu, który przekracza oczekiwania. Śledząc ten trend i porównując go z budżetem, dowiesz się, że masz dodatkowe dochody, by zrewidować budżet, planując zwiększenie produkcji lub zatrudnienie dodatkowego personelu do obsługi dodatkowej działalności.
Finansowanie
Historia pisania dźwięku, szczegółowe budżety i trzymanie się ich może pomóc pokazać pożyczkodawcom lub potencjalnym inwestorom, że wiesz, jak opracować biznesplan i sprawić, by działał.
Kredytodawcy i inwestorzy z pewnością będą chcieli głębiej zagłębić się w twoje finanse i historię, ale jeśli nie zauważą silnych praktyk budżetowych, to może wystarczyć czerwona flaga, żeby je odrzucić.
Jeśli otwierasz nowy biznes i nie masz żadnej historii lub wcale go nie masz, musisz nadrobić ten brak udokumentowanego doświadczenia dzięki szczegółowemu wsparciu budżetu. Oznacza to prowadzenie badań na rynku i pokazanie, w jaki sposób przeszłe trendy lub luki w branży wspierają liczby, które prezentujesz. Ten rodzaj dbałości o szczegóły może pomóc ci uzyskać poważną uwagę ze strony pożyczkodawców lub inwestorów.
Personel
Nawet małe firmy, zatrudniające zaledwie kilku pracowników, muszą upewnić się, że są odpowiednio obsadzone, aby pisać i utrzymywać budżet. Jeśli na przykład posiadasz i prowadzisz małą kawiarnię, możesz mieć wyjątkowe menu i reputację wysokiej jakości obsługi klienta, ale to nie znaczy, że jesteś profesjonalnym finansowcem.
Jeśli zatrudnianie osoby pełnozatrudnionej do obsługi Twoich książek nie jest realistyczne, rozważ skorzystanie z pomocy w niepełnym wymiarze godzin lub współpracuj z zewnętrzną firmą konsultingową, szczególnie na początku i co roku, kiedy przychodzi czas na napisanie nowego budżetu na następny rok podatkowy. SCORE, związany z amerykańską Small Business Administration, składa się głównie z wolontariuszy z doświadczeniem w biznesie i finansach, którzy udzielają porad i wskazówek małym firmom. Może to być cennym zasobem, gdy dopiero zaczynasz lub gdy stoisz przed poważnym wyzwaniem. Oprócz pomocy przy budżetowaniu i innych problemach, możesz skontaktować cię z innymi zasobami w swojej społeczności.
Oprogramowanie
Niektóre z najlepszych narzędzi do pisania szczegółowego budżetu i trzymania się go są programami komputerowymi i wykraczają poza program Microsoft Excel lub inne programy arkuszy kalkulacyjnych. Firmy takie jak Quicken oferują przystępne oprogramowanie do budżetowania i śledzenia przychodów i wydatków. Jak dobrze, możesz już korzystać z PayPal, Square lub innych podobnych usług online z systemem POS (punktu sprzedaży), a podobnie jak Quicken oferują narzędzia do pisania budżetu i śledzenia przychodów i wydatków.
Nie potrzebujesz dyplomu z finansów, aby nauczyć się korzystać z tych programów w procesie budżetowania, ale warto rozważyć podjęcie zajęć, aby opanować wszystkie istotne funkcje, które oferują.