Błędy na rachunku zaufania adwokata, których prawnicy nie powinni wykonywać
Chociaż istnieje wiele sposobów zarządzania błędami na kontach zaufania, istnieją trzy typowe błędy popełniane przez prawników przy zarządzaniu kontami IOLTA.
"Pożyczanie" pieniędzy z konta powierniczego
Nie ma legalnego sposobu pożyczania z konta powierniczego. Czasami adwokaci korzystają z funduszy powierniczych, zanim mają do tego prawo, podczas gdy w innych sytuacjach korzystają z funduszy, z których nigdy nie skorzystaliby. Każde z tych podejść otwiera drogę prawnikowi do poważnych kłopotów.
Istnieją trzy sposoby na nieprawidłowe zaciąganie pożyczek z rachunku powierniczego:
Prokurator bierze rachunek powierniczy Pieniądze przed ich zdobyciem
Zdarza się to często, gdy adwokat ma problemy z płynnością finansową. W tej sytuacji adwokat otrzymał zabezpieczenie, które (miejmy nadzieję) umieszczono na rachunku powierniczym, a pełnomocnik będzie uprawniony do wypłacenia tych pieniędzy samemu sobie, gdy praca zostanie zakończona. Jednakże adwokat nie będzie miał ukończonej pracy, zanim będzie musiał ponieść pewien nieoczekiwany wydatek - płac, czynsz biurowy, koszty podniesione w sprawie opłaty warunkowej itp.
Tak więc adwokat idzie naprzód i bierze więcej od zaufania niż on lub ona faktycznie ma prawo wziąć z konta powierniczego w tym momencie w sprawie.
Prokurator pożycza pieniądze od funduszy klientów z zamiarem oddania go
Gdy problemy z przepływami pieniężnymi nasilają się, a problemy z finansami stają się coraz poważniejsze, a adwokat ma tysiące dolarów w funduszach klientów zasiadających na rachunku powierniczym, niektórzy mogą ulec pokusie pożyczenia pieniędzy z konta powierniczego, aby utrzymać się na powierzchni.
Adwokat może to zracjonalizować, sądząc, że jeśli nie może zapłacić rachunków biurowych, nie może pozostać w interesach, a jeśli nie może pozostać w interesach, nie może zająć się swoimi klientami. Więc bierze trochę pieniędzy z konta powierniczego, żeby go zatrzymać, dopóki nie poprawi się jego przepływ gotówki. Pełnomocnik może mieć zamiar jak najszybszego zastąpienia środków, ale tego rodzaju sytuacja zazwyczaj jest śnieżna i kończy się bardzo źle dla prawnika - a także dla klienta.
Kradzież konta zaufanego
Takiej sytuacji naprawdę nie można nazwać pożyczaniem, a nie odnosi się ona do oszustw popełnianych przez firmy prawnicze. W przypadku kradzieży konta w firmie, albo adwokat, albo osoba mająca dostęp do konta powierniczego osiągnęła chciwość lub desperację, że po prostu decydują się wziąć pieniądze, które nie należą do nich. Adwokaci z problemami uzależnień lub uzależnień od hazardu mogą być szczególnie narażeni na tę pomyłkę, ale innym razem dzieje się z przyczyn, które nie wydają się jasne. Jeśli popełnił to prawnik, ten błąd na rachunku powierniczym jest najbardziej prawdopodobny, aby zakończyć legalną karierę. Ale nawet jeśli jest popełnione przez paralegal lub księgowego, prawnik jest wciąż na haczyku na spłatę funduszy.
Commingling Attorney Funds With Money klienta
Drugi poważny błąd w zarządzaniu kontem powierniczym adwokata polega na łączeniu środków z funduszami adwokackimi z pieniędzmi klienta. Często wynika to z braku zrozumienia, jak powinno funkcjonować konto powiernicze.
Laura A. Calloway, konsultantka ds. Zarządzania praktykami adwokackimi w barze stanu Alabama, powiedziała: "Wielu prawników nie rozumie, co robi i nie ma na koncie powierniczym, niektórzy załatwiają wszystko, w tym zarobione opłaty, za pośrednictwem konta powierniczego, używając jest to jeden ogólny dziennik dla swoich firm, inni przyjmują "stałych" bez zrozumienia, że przynajmniej w niektórych jurysdykcjach, takich jak Alabama, nie ma czegoś takiego, jak nie podlegający zwrotowi honorarium, więc nie wpłacają depozytu na przyszłość pracujcie w zaufaniu, tak jak powinni, szczególnie jeśli potrzebują go teraz, aby zapalić światła. "
Niektóre z typowych sposobów, w jakie prawnicy łączą swoje pieniądze z funduszami klienta, obejmują:
Jeden czek na dwa cele
Prawnik informuje klienta, że opłaty prawne będą wynosić 1000 USD, a opłata sądowa będzie wynosić 200 USD, więc klient wypisze prokuratorowi czek na 1200 USD. Niektórzy adwokaci umieszczą cały czek na koncie biznesowym, ponieważ większość pieniędzy i tak trafi do prawnika. Jednak zasady asocjacji barów wymagają, aby czek trafił na rachunek powierniczy, nawet jeśli adwokat ma prawo do pełnej opłaty adwokackiej natychmiast, ponieważ część opłaty za rejestrację musi być przechowywana w trustu.
Fundusze osobiste utrzymywane w zaufaniu dzięki funduszom klienta
Niektóre prokuratury państwowe zakazują adwokatom posiadania jakichkolwiek osobistych środków na rachunku powierniczym, podczas gdy inne pozwalają prawnikom zachować niewielką kwotę na koncie na pokrycie wydatków związanych z obsługą rachunku (chociaż zalecaną praktyką jest odliczenie wszystkich opłat z kont powierniczych od konto biznesowe). Ale nigdzie adwokat nie może używać konta powierniczego jako konta operacyjnego, konta oszczędnościowego lub miejsca do ukrywania aktywów.
Czasami prawnicy po prostu nie rozumieją, że nie mogą płacić rachunków, takich jak wydatki na ich biura bezpośrednio z rachunku powierniczego, nawet jeśli kontrole są wypisywane z funduszy, które już zostały zarobione. Innym razem adwokaci celowo niewłaściwie wykorzystują konto powiernicze jako sposób na ukrycie aktywów. Na przykład Calloway twierdzi, że widziała, jak prawnicy wkładają osobiste fundusze na konto powiernicze, aby uniknąć opłaty IRS za podatki z powrotem. Jest to oczywiste naruszenie zasad etyki.
Nie Usuwanie odebranych opłat lub zwrotów z konta powierniczego
Calloway twierdzi, że widziała kilku prawników, którzy korzystali z konta powierniczego jako deszczowego konta oszczędnościowego. Zamiast usunąć wszystkie opłaty po ich zarobieniu, adwokat opóźnia usunięcie pieniędzy z trustu, aby zmniejszyć ryzyko jego wydania. Calloway twierdzi, że jest to zarówno zła praktyka biznesowa, jak i naruszenie zasad etyki. Podczas gdy państwowy fundusz IOLTA może korzystać z dodatkowych dochodów z tytułu odsetek, prawnik powinien przenosić te pieniądze na rachunek operacyjny przedsiębiorstwa lub jakiś fundusz oszczędnościowy.
Nieprawidłowe śledzenie funduszy klienta
Trzeci główny sposób, w jaki prawnicy rozwiązują swoje rachunki powiernicze, polega na tym, że nie prowadzą szczegółowej dokumentacji transakcji na rachunku powierniczym każdego klienta. Adwokaci popełniają ten błąd na kilka sposobów.
Nie umieszczanie nazwy klienta na czekach na koncie powierniczym
Podczas gdy większość prawników dobrze trzyma kopie czeków na koncie powierniczym, nie wszyscy pamiętają, że powinni zanotować nazwisko klienta lub numer pliku przy każdym czeku, kiedy zostanie wydany. Chociaż łatwo jest zapamiętać, dlaczego czek został napisany miesiąc temu, może być trudno zapamiętać, dlaczego napisano go za rok.
Adwokaci, którzy sądzą, że nigdy nie mieliby problemu z ustaleniem, co mają na swoich rachunkach powierniczych, powinni wziąć pod uwagę wpływ katastrofalnych zdarzeń lub klęsk żywiołowych. Chociaż nie zdarza się to często, czasami biura prawne i wszystkie ich zapisy zostają zniszczone. Pożar może dość szybko spalić te papierowe pliki, a także zniszczyć dysk twardy komputera. Huragan lub tornado mogą rozproszyć rekordy fakturowania na mile. Te rzeczy zdarzają się prawnikom. Jeśli prawnik musi zrekonstruować zapisy rachunku powierniczego firmy za pomocą wyciągów bankowych i kopii starych czeków zamówionych w banku, zadanie będzie praktycznie niemożliwe, chyba że te kontrole wskazują, których pieniędzy użyto w transakcji.
Nie utrzymywanie indywidualnej księgi dla każdego klienta
Czasami adwokaci myślą, że mogą śledzić równowagę konta każdego klienta w swoich głowach. W pewnym momencie nie mogą. A nawet jeśli mogą, co stanie się z tymi kontami klientów, jeśli coś stanie się z prawnikiem?
Calloway opisała sytuację, w której spotkała się, gdy adwokat prowadził dwa konta powiernicze. Korzystał z jednego konta powierniczego przez jeden miesiąc i przeszedł na inne konto powiernicze w następnym miesiącu. Jego przekonanie polegało na tym, że pozwalając każdemu z kont osiągnąć równowagę zerową w ciągu miesiąca, w którym był on używany, nie musiałby prowadzić indywidualnych ksiąg zaufania w odniesieniu do pieniędzy pozostających na koncie. Mylił się. Zasady etyki wymagają utrzymywania bilansu na każdym kliencie, aby można było zidentyfikować konkretne fundusze klienta.
Aby zachować zgodność z wymogami stowarzyszenia adwokatów, adwokaci muszą prowadzić dokumentację pokazującą, ile pieniędzy każdy klient ma zaufanie w danym momencie. Depozyty i wypłaty muszą być wyraźnie śledzone w sposób, który ułatwia ustalenie salda rachunku powierniczego każdego klienta. W przeciwnym razie łatwo byłoby wydać pieniądze jednego klienta na przypadek innego klienta.
Nie równoważenie sald indywidualnych klientów wobec ogólnego konta
Adwokaci nie powinni tylko upewnić się, że ich ogólne konto powiernicze jest zbilansowane pod koniec miesiąca, ani też nie powinno się tylko upewnić, że każde konto klienta jest zrównoważone. Porównaj te dwa elementy i zrównoważyć je ze sobą. Porównanie sald ogólnych ujawni niekiedy błąd księgowy dokonany na indywidualnym koncie, w którym czek lub depozyt został przeoczony. Ten prosty krok czasami będzie łapał błędy, które mogły doprowadzić do odrzucenia czeku na rachunek zaufania.
Otrzymywać pomoc
Niektórzy adwokaci zdają sobie sprawę, że ich konta zaufania są spieprzone, ale nie wiedzą, jak rozwiązać problem. Jednym z rozwiązań jest skontaktowanie się z doradcą ds. Zarządzania praktykami prawnymi. Wiele państwowych organizacji adwokackich oferuje obecnie bezpłatne doradztwo w zakresie zarządzania praktykami adwokackimi swoim członkom stowarzyszenia adwokackiego, a wielu doradców zarządzania praktykami z zakresu prawa prywatnego oferuje również swoje usługi za opłatą.
Niektórzy prawnicy mogą obawiać się omawiania sytuacji na rachunku powierniczym z jakimkolwiek adwokatem, zwłaszcza z adwokatem pracującym dla stowarzyszenia adwokatów, ze względu na obowiązkowe wymogi dotyczące zgłaszania naruszeń etyki. Jednak w wielu stanach zasady profesjonalnego postępowania obecnie wyraźnie wykluczają konsultantów ds. Zarządzania praktykami w zakresie prawa od zgłaszania takich problemów do ich komisji etyki. Nerino J. Petro, doradca ds. Doradztwa w zakresie zarządzania programem pomocy prawnej w Biurze stanu w stanie Wisconsin, zauważa, że chociaż zasady różnią się w poszczególnych stanach, niektóre stany, takie jak Wisconsin, wprowadziły zasady zapewniające poufność prawnikom poszukującym pomocy ze strony skarbu państwa. program pomocy w zarządzaniu biurami prawnymi (LOMAP).
Prawidłowe zarządzanie kontem powierniczym może być kłopotliwe, ale utrata licencji prawnej na niechlujne prowadzenie rejestrów byłaby jeszcze gorsza. Prawnicy, którzy mają problemy z zarządzaniem swoimi rachunkami powierniczymi, powinni niezwłocznie rozwiązać ten problem, uzyskując pomoc od wykwalifikowanego księgowego lub od konsultanta do spraw zarządzania praktykami.