Wysłane z biura (Insert Name)
Od czasu do czasu otrzymam e-mail od prawnika, który wysyła wiadomość e-mail na nazwisko swojego biurka. Oto kilka problemów związanych z tym podejściem do poczty elektronicznej.
Po pierwsze indeks indeksu skrzynki odbiorczej większości systemów poczty e-mail nie będzie wyświetlał długo oczekiwanej nazwy. Większość ludzi zobaczy tylko część "z biurka" i może kilka liter imienia osoby. Co ważniejsze, wydaje się głupie i trochę pretensjonalne. Biurko nie wysyła e-maili. Jeśli adwokat wyśle wiadomość e-mail, powinien być w swoim imieniu.
Efekty fantazyjne
Niektórzy prawnicy uwielbiają się kreatywnie z wyglądu swoich e-maili. Któregoś dnia zobaczyłem blok podpisu adwokata i przez chwilę myślałem, że mam problemy ze wzrokiem. Okazuje się, że rozmyte litery były celowe. Efekty specjalne mogą wyglądać zabawnie, ale wszystko, co sprawia, że słowa są trudne do odczytania, jest złym pomysłem. Szczególnie, jeśli trudno jest odczytać imię i adres e-mail adwokata.
Jeszcze gorsze niż efekty specjalne na listach, gdy prawnicy zagracają swoje e-maile z dziełami sztuki lub fantazyjną grafiką. Powoduje to, że wiadomość wolniej jest pobierać, wolniej otwierać i mieć więcej problemów z odczytaniem.
Celem e-maila jest przekazywanie informacji, a nie umiejętności artystycznych. Nie komplikuj.
Bez podpisu
Nie jest trudno ustawić blok automatycznego podpisu w większości systemów pocztowych. Nie musi być skomplikowane, a opinie różnią się ilością informacji, które należy uwzględnić w bloku podpisu. Niektórzy prawnicy zamieniają swoje stopki e-mail w mini-reklamy, które pojawiają się w każdym e-mailu, podczas gdy inne stosują bardzo minimalistyczne podejście z jedynie imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail lub numerem telefonu.
Większość umieszcza na dole stopki informację o prywatności lub prawne zastrzeżenie. Wszystkie te są dopuszczalne zastosowania bloku podpisu e-mail. Niedopuszczalne jest wysyłanie e-maili, które nie identyfikują nadawcy. Odbiorca wiadomości e-mail nie musi zgadywać, kto wysłał wiadomość e-mail. Prawnicy powinni jasno identyfikować się w każdym wysyłanym przez siebie komunikacie, a jeśli prawnik jest inteligentny, e-mail będzie zawierał również informację o prywatności.
Pisanie wiadomości e-mail w czasie gniewu
Jedną z korzyści starego systemu wysyłania listów do ludzi było to, że istniał wbudowany okres "odstąpienia" od momentu, w którym zostanie napisany list, a kiedy faktycznie trafi do odbiorcy. Jeśli prawnik sam wpisałby ten list, prawdopodobnie będzie siedział na stole przez kilka godzin przed pójściem na pocztę. Gdyby było to podyktowane, zanim sekretarka skończył pisać, prawnik mógł się pozbyć tego, co go tak rozgniewało.
Ta ochrona nie istnieje w wiadomościach e-mail. Za pomocą e-maila prawnik może w ciągu kilku sekund wystrzelić wściekłą wiadomość, która wywołała gniew. 99,99% czasu będzie to zły pomysł. Nikt nie myśli najwyraźniej, kiedy jest napędzany przez gniew. Idź i zrób coś innego, a potem wróć do obraźliwego problemu, gdy trochę gniewu zniknie.
Może to zrobić różnicę między utrzymaniem lub utratą klientów, przyjaciół i pieniędzy.
Nie robienie szybkich odpowiedzi
Niektórzy prawnicy uważają, że stara "5-dniowa zasada" odpowiadania na korespondencję biznesową dotyczy również poczty elektronicznej. Tak nie jest. Bez względu na to, jak niewygodne może być, rzeczywistość jest taka, że ludzie oczekują szybszych odpowiedzi na e-mail, niż na list wysłany pocztą. Jeśli klient lub inny prawnik wyśle wiadomość e-mail, spróbuj odpowiedzieć w ciągu 24 godzin, o ile to możliwe. Jeśli jest to skomplikowana sprawa, której nie można w danej chwili poświęcić właściwej uwagi, wyślij przynajmniej potwierdzenie i niech osoba wie, kiedy spodziewać się odpowiedzi. Większość klientów doceni przyjazną wiadomość, która mówi, że wiadomość e-mail została odebrana i zostanie udzielona odpowiedź w najbliższej przyszłości. W obliczu milczenia klientowi pozostaje spekulować, czy adwokat otrzymał pocztę elektroniczną, czy odpowiedź jest w drodze, czy też obawy klienta są po prostu ignorowane.
Zły adresat w polu Do.
Jedną z wielkich zalet funkcji autouzupełniania w systemach pocztowych jest to, że pozwala ona prawnikom szybciej znaleźć adresy e-mail swoich klientów lub współpracowników. Jednym z zagrożeń związanych z funkcją autouzupełniania jest to, że prawnik, który nie jest ostrożny, może wysłać wiadomość e-mail do niewłaściwej osoby. W niektórych przypadkach może to być tylko nieznaczne zażenowanie, ale w niektórych przypadkach może to być profesjonalne zaniedbanie. Nie należy przypadkowo przesyłać poufnych wiadomości e-mail do przeciwnego adwokata lub nawet do innego klienta.
Korzystanie z opcji "Odpowiedz wszystkim".
Przeciwny adwokat wysyła wiadomość e-mail z propozycją lub potwierdzeniem swojego stanowiska w sprawie. Przekazujesz wiadomość e-mail do innych prawników w twojej firmie zaangażowanych w sprawę w celu omówienia tego. Wkrótce przycisk "odpowiedz wszystkim" jest powszechnie używany, a nikt nie zauważa, że przeciwna rada jest kopiowana na wewnętrzną dyskusję w twojej firmie. Zdarza się. Jeśli chcesz przekazać wiadomość e-mail do dyskusji, usuń informacje o nadawcy przed przekazaniem dalej. I zawsze, gdy używasz opcji "Odpowiedz wszystkim", sprawdź każdy adres e-mail na liście odbiorców przed wysłaniem wiadomości.
8. Niechlujne linie tematyczne. Pamiętaj, że wszystko wysłane do innego prawnika w wiadomości e-mail może zostać przekazane komukolwiek innemu. Zastanów się dwa razy przed użyciem tematów takich jak "mój idiotyk" lub "głupi porządek sędziego". Nigdy nie wiadomo, gdzie może się znaleźć kopia tego e-maila. Nie pozostawiaj też pustych wierszy tematu, ponieważ może to spowodować, że inny prawnik nie zauważy e-maila na temat twojej sprawy. Prosty temat "Sprawa Parkersona" lub "Propozycja Smitha" lub jakikolwiek tytuł związany z treścią e-maila działa najlepiej.
I chociaż "idiotyczny klient" może być najdokładniejszym opisem treści e-maila, jest to zły wybór dla tematu.
9. Uważaj na swój ton - i nie czytaj błędnie cudzego. Kiedy ludzie rozmawiają ze sobą twarzą w twarz, sygnały na twarz i dźwięki głosu zwykle czynią intencję wolną. W rozmowach telefonicznych głos osoby zwykle wystarcza, aby móc stwierdzić, kiedy ktoś jest sarkastyczny, żartuje lub poważnie. Ale w e-mailu niebezpiecznie łatwo jest całkowicie błędnie odczytać intencje osoby. Liczne przyjaźnie zostały uszkodzone przez jedną osobę, która błędnie odczytuje zamiar innej osoby w zeznaniach w wiadomości e-mail. Podobnie jak prawnicy, którzy tak już się ze sobą kłócili, prawnik łatwo może szybko założyć, że druga osoba jest wroga lub niegrzeczna.
Jak omówiono w punkcie "Pisanie wiadomości e-mail w stanie złym", poświęć kilka minut na ochłonięcie, zanim wyślesz odpowiedź na adres e-mail tego palanta.
Po upływie godziny możesz zdać sobie sprawę z tego, że całkowicie błędnie przeczytałeś to. Nie reaguj na sygnały wysyłane w wiadomościach e-mail i nie odpalaj odpowiedzi, dopóki nie podejmiesz decyzji, czy nadawca miał inną intencję niż początkowo. Jeśli wydaje się, że oświadczenie można przeczytać na więcej niż jeden sposób, a jeden z tych sposobów nie jest obraźliwy, spróbuj dać nadawcy korzyść z wątpliwości, zanim odetnie mu głowę śmiercionośnym e-mailem.
Czy są inne błędy e-mailowe od adwokata, które powinny być na liście 10 najlepszych? Opowiedz nam o tym na forum.