Organizacja jest kluczem do udanej konferencji
Planowanie konferencji różni się od planowania innych rodzajów zdarzeń i zawiera dodatkowe kroki.
Konferencje są zwykle wydarzeniami na dużą skalę, które zazwyczaj wymagają planowania na rok lub dłużej. Twoja lista rzeczy do zrobienia może obejmować wybór miejsca, rezerwację pokoi hotelowych, ustanowienie rejestracji online, zabezpieczenie mówców, zorganizowanie pokoi gościnnych, zorganizowanie sali wystawowej, planowanie spotkań, obsługę żywności i napojów i wiele innych. Przygotowanie dobrze zorganizowanego przewodnika po planowaniu konferencji, który jest mapą kroków, jest koniecznością dla każdego udanego organizatora konferencji.
Poniższe kroki pomogą Ci przygotować przewodnik planowania konferencji, który posłuży jako plan do planowania konferencji. Dostosuj i zmodyfikuj przewodnik na podstawie wydarzenia, które planujesz i trzymaj go pod ręką. Po odpowiednim przygotowaniu i wykorzystaniu wkrótce stanie się najcenniejszym narzędziem do planowania konferencji.
Zacznij od podstaw
Pierwsza część przewodnika planowania konferencji powinna zawierać podstawowe informacje dotyczące konferencji:
- Data i godzina wydarzenia
- Miejsce zdarzenia (jeśli znane)
- Cel zdarzenia
Uwzględnij wszelkie inne znane elementy, takie jak alternatywne daty lub liczba uczestników.
Jaki jest plan?
Zanim przystąpisz do planowania różnych elementów konferencji, musisz dowiedzieć się, jakie są te różne elementy i gdzie mieszczą się w ogólnym schemacie Twojego wydarzenia.
Więc wyjąć pióro i podkładkę lub usiąść przed komputerem i zacząć spisywać wszystko, co przychodzi na myśl. Nie martw się o listę rzeczy w kolejności ważności lub w jakiejkolwiek kolejności chronologicznej. To przyjdzie później. W tej chwili będziesz tworzyć bardzo długą, ale prostą wersję listy zadań do wykonania, która zostanie podzielona na różne samodzielne komponenty, które będą obsługiwane indywidualnie podczas procesu planowania.
Ta sekcja może zawierać dowolne z poniższych:
- Wybór miejsca
- Wybór hoteli
- Miejsce spotkań
- Apartamenty hotelowe
- Sala konferencyjna i stoiska
- Ceremonia otwarcia
- Rejestracja prelegenta / wystawcy
- Rejestracja uczestnika
- Organizacja podróży
- Odznaki uczestnika
- Program wydarzeń
- Jedzenie i napoje
- Audiowizualny
- Personel na miejscu
Poświęć trochę czasu na kompilowanie tej listy, aby niczego nie przeoczyć i dodawać wszystko, co pojawi się później. Nie przejmuj się wieloma wymienionymi obszarami odpowiedzialności; celem jest teraz wymyślenie wszystkiego, abyś mógł teraz efektywnie planować i zarządzać każdym przedmiotem.
Wybierz miejsce
Po ustaleniu, kiedy ma się odbyć konferencja i zrozumieniu ogólnego zakresu wydarzenia, następnym krokiem jest wybranie miejsca.
W zależności od wielkości konferencji, możesz wybrać jedno miejsce dla wszystkich swoich potrzeb konferencyjnych, od sali wystawowej do sal konferencyjnych, sal bankietowych i pokoi hotelowych. Jeśli konferencja jest zbyt duża, aby można ją było zakwaterować w jednym miejscu, poszukaj miejsca, które znajduje się w pobliżu zewnętrznych hoteli lub lokali gastronomicznych, aby uczestnicy konferencji nie musieli podróżować zbyt daleko, aby przenieść się z jednego wydarzenia konferencyjnego do drugiego.
Pomyśl o rejestracji uczestnika
W jaki sposób uczestnicy zarejestrują się na tej konferencji? W jaki sposób otrzymają potwierdzenie rejestracji? W jaki sposób plakietki będą generowane i dystrybuowane podczas konferencji? Przewodnik planowania konferencji zawiera odpowiedzi na wszystkie te pytania i powinien zostać zaktualizowany po rozpoczęciu rejestracji konferencji.
Jeśli wydarzenie ma przyciągnąć duże tłumy, to najlepszym sposobem jest internetowy system rejestracji konferencji.
System może przetwarzać płatności , śledzić rejestracje i organizować inne istotne informacje oraz pomagać w generowaniu raportów.
Wystawcy i sale konferencyjne
Obszary wystawowe są wspólną cechą konferencji, dając sponsorom i sprzedawcom możliwość wynajęcia powierzchni w celu promowania swoich produktów i usług. Jest to również okazja dla gospodarza konferencji, aby przynosić dochody, jeśli funkcja wystawy jest skutecznie promowana i dobrze odbierana. W zależności od wielkości konferencji, zarządzanie wystawcami i salą wystawową będzie wymagało dodatkowego czasu i zasobów, więc odpowiednio zaplanuj.
Jak wspomniano powyżej, systemy rejestracji konferencji online to najlepszy sposób śledzenia rejestracji, więc jeśli spodziewasz się dużej liczby wystawców, rozważ uwzględnienie rejestracji wystawcy w systemie rejestracji uczestników. Wystawcy będą również potrzebować:
- Plakietki od wystawcy
- Mapa sali kongresowej z wymienionymi numerami stoisk
- Instrukcje dotyczące ustawiania i burzenia stoisk wystawienniczych
- Kontrakty wystawowe
- Lista dostępnych na miejscu dostawców, którzy pomagają w wypożyczaniu wystaw i usługach
Jako organizator konferencji będziesz odpowiedzialny za zatrudnianie bezpieczeństwa w celu zapewnienia bezpieczeństwa materiałów znajdujących się w hali wystawowej.
Zaplanuj szczegóły konferencji
Przy niektórych większych obowiązkach, takich jak wybór miejsca konferencji i rejestracja uczestników, możesz przesunąć koncentrację na planowanie szczegółów konferencji. Tak jak w przypadku planowania jakiegokolwiek wydarzenia, najważniejsza jest organizacja, tak jak dbałość o szczegóły.
Nadszedł czas, aby wyciągnąć tę długą listę rzeczy do zrobienia, które zestawiłeś na początku procesu planowania konferencji. Przejrzyj listę i wprowadź niezbędne zmiany lub uzupełnienia, aby odzwierciedlić najnowsze zadania i obowiązki. Następnie ułóż te przedmioty w porządku chronologicznym, zaczynając od elementów, które można lub trzeba wykonać z dużym wyprzedzeniem. Na przykład:
- Zarezerwuj blok pokoi hotelowych
- Zarezerwuj przestrzeń hali wystawowej
- Badanie systemów rejestracji konferencji online
- Zaplanuj plan marketingowy konferencji
Zacznij od początku i idź dalej. W przypadku każdego szczegółu, który musi być zmierzony, należy uwzględnić działania następcze, aby upewnić się, że umowy zostały podpisane i otrzymane. Gdy zbliża się termin konferencji, Twoje działania będą zawierały zadania krótkoterminowe, takie jak:
- Wybierz schemat kolorów i wystrój
- Dokonaj kompozycji kwiatowych
- Wybierz menu
- Umów się na transport lotniczy dla głośników lub VIP-ów
Rozważ swój przewodnik planowania konferencji jako swój przewodnik do wszystkiego, co uwzględniono w planowaniu konferencji, bez względu na to, jak mała. Ten przewodnik szybko stanie się nieocenionym narzędziem, które nie tylko zapewni ci porządek i harmonogram, ale także uspokoi nerwy, gdy zbliża się wielka randka i zastanawiasz się, czy coś zapomniałeś.