Oprócz podstawowych funkcji biurowych asystent administracyjny i sekretarz wykonawczy są również odpowiedzialni za pisanie lub przygotowywanie raportów, organizowanie i planowanie spotkań, przeglądanie wiadomości przychodzących w celu określenia ich znaczenia, przygotowywanie porządku obrad na posiedzenia zarządu, organizowanie podróży, opracowywanie protokołów posiedzeń, przeprowadzanie badania, przygotowanie korespondencji oraz nadzorowanie i szkolenie kadry kierowniczej niższego szczebla.
Te role mogą wymagać różnych poziomów doświadczenia i mieć jeden z tych podobnych tytułów:
- Asystent administracyjny na poziomie podstawowym
- Asystent administracyjny
- Starszy asystent administracyjny
- Sekretarz wykonawczy
- Starszy Sekretarz Wykonawczy
- Kierownik biura
- Starszy kierownik biura
Uwaga: stanowiska asystentów prawnych i medycznych są zupełnie inne i wymagają specjalnego przeszkolenia w zawodzie, w którym pracują.
Różnice między asystentami administracyjnymi a sekretarzami wykonawczymi
Role sekretarzy wykonawczych i asystentów administracyjnych znacznie się pokrywają, a różnice w rolach mogą się różnić w zależności od organizacji. W niektórych przypadkach sekretarz wykonawczy koncentruje się na dodatkowych obowiązkach administracyjnych dla menedżera lub kadry zarządzającej, takich jak planowanie spotkań, planowanie podróży, obsługa pisemnej komunikacji, a nawet prowadzenie księgowości. Asystent administracyjny może skoncentrować się na większej liczbie zadań związanych z operacjami biznesowymi i odgrywać większą rolę przywódczą w niektórych obszarach, tworząc programy spotkań i konferencji, zarządzając budżetami i rozliczając się z fakturowaniem dostawców.
W niektórych przypadkach asystenci administracyjni mogą wymagać bardziej wyspecjalizowanego wykształcenia, jeżeli zarządzanie działalnością ma kluczowe znaczenie.
Podstawowe umiejętności pracy
Zarówno sekretarze wykonawczy, jak i asystenci administracyjni mają podstawowy zestaw umiejętności zawodowych, które są niezbędne w każdej z tych ról. Należą do nich wyjątkowe umiejętności organizacyjne, doskonałe umiejętności komunikacji pisanej i ustnej, a także duża dbałość o szczegóły i profesjonalizm.
Muszą posiadać biegłość w zakresie technologii z narzędziami do automatyzacji biura, w tym oprogramowanie takie jak Microsoft Word, Excel i PowerPoint, a także narzędzia księgowe, takie jak QuickBooks .
Asystent administracyjny lub sekretarz wykonawczy w małym biurze
W małym biurze obowiązki asystenta administracyjnego lub sekretarza wykonawczego są zwykle wykonywane przez różnych pracowników biurowych. Niektóre prace mogą być faktycznie wykonywane przez kierownictwo firmy, a asystent administracyjny lub role sekretarza wykonawczego mogą obejmować większą różnorodność obowiązków w razie potrzeby w mniejszej organizacji.
Asystent administracyjny lub sekretarz wykonawczy w biurze średnim
Wraz ze wzrostem wielkości firmy wzrasta zapotrzebowanie na wysoce zorganizowaną osobę, która może wykonywać wiele różnorodnych zadań. Jest to szczególnie ważne w przypadku kierowników, którzy prowadzą firmy wymagające wysokiego poziomu poufności i uczciwości w prowadzonej firmie.
Asystent administracyjny lub sekretarz wykonawczy w dużym biurze
W dużym biurze często występuje kilku asystentów administracyjnych i / lub sekretarzy wykonawczych. W przypadku tej firmy zwykle konieczne jest posiadanie kierownika biura, który koordynuje personel obsługujący kadrę kierowniczą firmy.
W niektórych przypadkach asystent administracyjny będzie towarzyszył dyrektorowi wykonawczemu podczas długich podróży służbowych, aby pomóc w przygotowaniu spotkania, ustaleniu harmonogramu i innym ważnym zadaniom organizacyjnym.