Nie zapomnij o tym nieocenionym narzędziu dla sukcesu imprezy
Niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynasz działalność w zakresie planowania imprez, czy jesteś doświadczonym organizatorem imprez, prawdopodobnie znasz listę kontrolną planowania wydarzeń lub przynajmniej słyszałeś, jak się do niej odwoływała podczas kursu planowania wydarzeń lub spotkań branżowych. Jest ku temu powód. Lista kontrolna planowania zdarzeń jest najlepszym przyjacielem planisty, nieocenionym narzędziem do skutecznego zarządzania Twoimi zdarzeniami.
Uwaga: lista kontrolna planowania zdarzeń jest również znana jako harmonogram workback lub ścieżka krytyczna.
Planowanie zdarzeń polega na planowaniu. Nawet najbardziej kreatywny pomysł na imprezę pojawi się na flopie, jeśli nie jest dobrze zaplanowany i wykonany. Oto, gdzie pojawia się lista kontrolna zdarzeń. To jest twój przewodnik po planowaniu i planowaniu, kiedy żonglujesz niezliczonymi obowiązkami i szczegółowymi informacjami podczas planowania udanego wydarzenia. Jest to szczególnie przydatne podczas zarządzania wieloma zdarzeniami. Zapomnienie o jednym małym zadaniu lub opóźnienie w jednym terminie może skutkować efektem domina: inne pozornie niepowiązane aspekty wydarzenia mogą zacząć się rozpadać, jeden po drugim.
Więc nie polegaj na swojej pamięci, notatkach czy literkach na twoim padzie, aby twój biznes planowania wydarzeń działał sprawnie. Dowiedz się, jak przygotować skuteczną listę kontrolną planowania wydarzeń, a wkrótce stanie się ona Twoim nowym najlepszym przyjacielem.
Zanim zaczniesz
Aby rozpocząć, odczekaj trochę czasu ze swojego harmonogramu, aby skoncentrować się na wydarzeniu, które planujesz.
Następnie oczyść swój umysł. Poważnie. Nie zerkając na telefon ani nie odpowiadając na wiadomość e-mail. Musisz wyobrazić sobie to wydarzenie od początku do końca bez przerwy lub rozproszenia, aby móc skutecznie zaplanować wszystkie zadania, które należy wykonać.
Przygotuj się
Pomyśl o wydarzeniu, które planujesz, i zapisz wszystkie potwierdzone dane: nazwę klienta i dane kontaktowe, datę wydarzenia, lokalizację, liczbę uczestników itp.
Wyjmij kalendarz i zaznacz datę wydarzenia w tym kalendarzu pogrubioną czcionką. Zbierz wszystkie odpowiednie materiały - zdjęcia miejsca, listę zakładów gastronomicznych, z którymi należy się skontaktować - które są częścią tego wydarzenia.
Cofnij się
Sposobem rozpoczęcia pisania listy kontrolnej planowania zdarzeń jest praca wstecz.
Goście mogą wziąć udział w wydarzeniu jako jednodniowe lub kilkudniowe spotkanie, w którym wszystko dzieje się od razu. Jak występ na żywo, który pojawia się na scenie i jest pięknie wykonany. Event planiści postrzegają wydarzenia jako serię mniejszych wydarzeń, które pasują do siebie jak kawałki układanki, aby zakończyć się finałowym wydarzeniem. Tak więc, jako planiści, zaczynamy od początku. Jest to kilka tygodni lub miesięcy przed faktycznym wydarzeniem.
Zacznij na początku
Decydując o tym, od czego zacząć pisać na swojej liście kontrolnej planowania wydarzeń, zastanów się nad stworzeniem solidnego fundamentu dla swojego wydarzenia. Przed wyborem schematów kolorów i zamawiania kwiatów musisz opanować podstawy. Od podpisywania umów do negocjowania bloku pokoi wszystko musi być zapisane na liście kontrolnej, bez względu na to, jak duże lub małe. Kluczowe jest, aby najpierw zadbać o wszelkie zadania, które można wykonać z wyprzedzeniem, aby umożliwić więcej czasu w harmonogramie dla czynności do wykonania, które mają miejsce bliżej daty zdarzenia.
Kilka przykładów elementów do uwzględnienia na liście kontrolnej planowania wydarzenia:
- Podpisuj umowy (z klientem, miejscem, dostawcami itp.).
- Potwierdź datę i godzinę w miejscu
- Wynajem rozrywki (zespół, głośnik itp.)
- Bezpieczny blok hotelowy
- Zaproszenia do korespondencji
- Wybierz menu
- Zatrudnij kelnerzy
- Potwierdź liczbę gości
- Przejdź przez stronę
- Potwierdź ustawienie pokoju
Zezwalaj na dodatkowy czas
Przy każdym elemencie na liście kontrolnej zdarzeń dodaj dodatkowy czas. Jeśli data faktycznie wysłanych zaproszeń to 15 marca, umieść element na liście, aby zaproszenia były gotowe do wysłania 8 marca, tydzień wcześniej. Daje ci to trochę więcej czasu, jeśli coś pójdzie nie tak z zaproszeniami lub jeśli będziesz opóźniony z innego powodu.
Dołącz przypomnienia na swojej liście kontrolnej
Nie wystarczy napisać "list kontraktu z zakładem żywieniowym" na liście kontrolnej, a następnie zaznaczyć pole po zakończeniu.
Musisz upewnić się, że firma cateringowa otrzymała kopię umowy i zwróciła Ci podpisaną kopię. Tak więc dla każdego dużego przedmiotu, który dodasz do listy kontrolnej, dołącz przypomnienie. Na przykład "Kontynuuj z dostawcą żywienia ponownie: umowa". Dodaj kolejne przypomnienie, które brzmi "Otrzymano podpisany kontrakt od firmy cateringowej". Często zdarza się, że podejmujesz się zadania i rozważasz je, kiedy naprawdę zostało ono ukończone tylko po twojej stronie.